Auftragsbestätigung: Anleitung, Vorteile und Mustervorlagen

Warum ist eine Auftragsbestätigung wichtig?

Nachdem Sie sich mit Ihrem Kunden über einen Auftrag geeinigt haben, sollten Sie eine Auftragsbestätigung ausstellen. Der Kunde unterschreibt diese und sendet sie zurück. Dieses Vorgehen ist sowohl für Warenlieferungen als auch Dienstleistungen sehr nützlich.

Die Vorteile zusammengefasst:

• Klarheit: Missverständnisse werden vermieden. Alle wichtigen Auftragsdaten sind klar und übersichtlich zusammengefasst.
• AGB: Sie können Ihre AGB anhängen und gleichzeitig auch für diese vom Kunden eine Bestätigung einholen.
• Rechtlich bindend für Auftragnehmer: Eine ausgestellte Auftragsbestätigung verpflichtet das Unternehmen, die Ware oder Dienstleistung zu den vereinbarten Konditionen zu liefern oder zu erbringen.
• Rechtlich bindend für Auftraggeber: Durch die Unterschrift und die Rücksendung der Auftragsbestätigung ist auch der Auftragnehmer rechtlich abgesichert.

Wann ist eine Auftragsbestätigung besonders wichtig?

• Wenn sich das ursprüngliche Angebot geändert hat.
• Wenn nur einzelne Punkte des Auftrags erteilt wurden.
• Wenn das Angebot nach der Angebotsfrist angenommen wurde.
• Wenn das Angebot freibleibend bzw. unverbindlich war.
• Wenn kein Angebot gemacht wurde.
• Wenn es sich um einen neuen Kunden bzw. das erste Angebot handelt.
• Wenn der Auftrag nur mündlich/telefonisch besprochen wurde.
• Wenn der Kunde ausdrücklich eine Auftragsbestätigung verlangt.

Wie schreibt man eine Auftragsbestätigung?

Die Auftragsbestätigung bietet rechtliche Sicherheit und eine klare Übersicht über alle wichtigen Auftragsdetails. Sie ähnelt einem Angebot oder einer Rechnung und sollte folgende Informationen enthalten:

• Unternehmensdetails: Name und Anschrift des Auftragnehmers
• Kundeninformationen: Name und Anschrift des Kunden
• Ausstellungsdatum
• Referenz: zum Beispiel Auftrags-, Angebots, Kundennummer
• Leistungen: Dienstleistungen oder Produkte mit Bezeichnung und Menge
• Gesamtbetrag: Nettobetrag inklusive Umsatzsteuer
• Steuersatz und -betrag: Wenn keine Steuern anfallen, den Grund dafür angeben
• Lieferdatum/Leistungszeitraum: Datum für die Lieferung oder Erbringung der Leistung
• Zahlungskonditionen: Zum Beispiel Skonto und Rabatt
• Liefer- und Verpackungskosten: Zum Beispiel Frachtkosten
• Eigentumsvorbehalt: Der Eigentumsvorbehalt bietet Schutz vor Verlusten im Falle der Insolvenz des Kunden: “Die gelieferte Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung Eigentum des Verkäufers.”
• Gerichtsstand
• Vereinbarte Regelungen: Zum Beispiel Teilzahlungen oder Regelungen über Warenlieferungen etc.
• Verweis auf die AGB

Auftragsbestätigung Vorlage (Word)

Hier können Sie eine kostenlose Vorlage für eine Auftragsbestätigung im Word-Format herunterladen. Denken Sie daran, die Vorlage an die spezifischen Details Ihres Auftrags anzupassen.

Deutsch

Vorlage herunterladen

Diese Word-Vorlage für eine Auftragsbestätigung enthält alle wesentlichen Informationen, einschließlich Zahlungsbedingungen, Eigentumsvorbehalt und weiterer wichtiger Details.

Auftragsbestätigung Vorlage Englisch (Word)

Hier finden Sie eine kostenlose Vorlage für eine Auftragsbestätigung im Word-Format auf Englisch. Passen Sie die Vorlage an die individuellen Anforderungen Ihres Auftrags an.

Englisch

Vorlage in Englisch herunterladen

Diese Word-Vorlage für eine Auftragsbestätigung enthält alle wesentlichen Informationen, einschließlich Zahlungsbedingungen, Eigentumsvorbehalt und weiterer wichtiger Details in englischer Sprache.

Ist eine Auftragsbestätigung gesetzlich verpflichtend?

In Österreich gibt es keine gesetzliche Pflicht zur Ausstellung einer Auftragsbestätigung. Zudem gibt es keine festen Regeln, was sie beinhalten muss. Sie kann also flexibel gestaltet werden. Obwohl eine Auftragsbestätigung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, bietet sie aus den in diesem Artikel genannten Gründen wichtige Vorteile.

Rechtliche Bedeutung einer Auftragsbestätigung

Eine Auftragsbestätigung hat rechtlich die gleiche Bedeutung wie ein Vertrag. Dieser entsteht durch zwei übereinstimmende Willenserklärungen (Angebot und Annahme). Stellen Sie sicher, dass Sie die Zustimmung des Kunden erhalten, idealerweise durch seine Unterschrift oder eine digitale Signatur. Im Falle von Problemen kann die Auftragsbestätigung als Beweis dienen.

Aufbewahrungspflicht Auftragsbestätigung (Österreich)

In Österreich müssen Auftragsbestätigungen und andere Dokumente per Gesetz aufbewahrt werden. Dazu gehören beispielsweise auch Belege und Rechnungen. Sie müssen 7 Jahre lang aufbewahrt werden.