Basispauschalierung für Selbständige in Österreich
- Michael Leister
- Aktualisiert:
- Unternehmensratgeber
- Buchhaltung & Steuern
Für Selbständige und Einzelunternehmen in Österreich kann die Buchhaltung schnell zur zeitfressenden Aufgabe werden. Die Basispauschalierung bietet hier eine echte Erleichterung: Statt jede Ausgabe einzeln zu dokumentieren, können Sie einen festen Prozentsatz Ihres Nettoumsatzes als Betriebsausgaben ansetzen. Das spart Zeit, reduziert Verwaltungsaufwand und kann sogar steuerliche Vorteile bringen.
Die Basispauschalierung (= „pauschalierte Betriebsausgaben“) ist eine vereinfachte Alternative zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
Die pauschalierten Betriebsausgaben wurden mit Wirkung zum 1. Jänner 2025 erhöht. Ein Grund mehr, sich damit auseinanderzusetzen. Weiter unten im Artikel erfahren Sie mehr zu den Erhöhungen der Pauschalierung.
Voraussetzungen für die pauschalierten Betriebsausgaben
Damit Sie die Basispauschalierung in Anspruch nehmen können, müssen einige Bedingungen erfüllt sein:
- Gewinnermittlungsmethode: Die Basispauschalierung ist nur für Unternehmer möglich, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind und auch keine freiwilligen Bücher führen. Die Gewinnermittlung muss grundsätzlich über eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung möglich sein.
- Umsatzgrenze: Ihr Umsatz im vorangegangenen Wirtschaftsjahr darf folgende Grenzen nicht überschreiten:
- Bis 2024: 220.000 €
- Ab 2025: 320.000 €
- Ab 2026: 420.000 €
- Gibt es keinen Vorjahresumsatz, kann die Pauschalierung in jedem Fall genutzt werden, da keine Bemessungsgrundlage vorliegt.
- Antragstellung: Die Pauschalierung wird in der jährlichen Steuererklärung ausgewählt. Sie müssen die Pauschalierung also aktiv auswählen, um davon zu profitieren.
Arten und Höhe der Pauschalierung
Die Basispauschalierung kennt zwei Varianten: einen allgemeinen Pauschalsatz für die meisten Selbständigen und einen speziellen Pauschalsatz für bestimmte Berufsgruppen (üblicherweise mit geringeren Betriebsausgaben).
1. Allgemeiner Pauschalsatz
Der allgemeine Pauschalsatz gilt für die Mehrheit der Selbständigen. Die Höhe des Pauschalsatzes und der maximal absetzbaren Beträge wurde 2025 angehoben:| Jahr | Standard-Pauschalsatz | Maximale Pauschale | Umsatzgrenze (Vorjahr) |
|---|---|---|---|
| Bis 2024 | 12 % | 26.400 € | 220.000 € |
| 2025 | 13,5 % | 43.200 € | 320.000 € |
| Ab 2026 | 15 % | 63.000 € | 420.000 € |
2. Spezieller Pauschalsatz (6 %)
Für bestimmte Berufsgruppen (typischerweise mit geringeren Sachkosten) gilt ein reduzierter Satz von 6 % des Nettoumsatzes. Dazu zählen insbesondere:
- Kaufmännische oder technische Beratung
- Schriftstellerische, vortragende, wissenschaftliche, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeiten
- Sonstige selbstständige Arbeit (z.B. Gesellschafter-Geschäftsführer mit wesentlicher Beteiligung)
| Jahr | Spezieller Pauschalsatz | Maximale Pauschale | Umsatzgrenze (Vorjahr) |
|---|---|---|---|
| Bis 2024 | 6 % | 13.200 € | 220.000 € |
| 2025 | 6 % | 19.200 € | 320.000 € |
| Ab 2026 | 6 % | 25.200 € | 420.000 € |
Der 6 %-Satz selbst bleibt ab 2025 unverändert – nur die Höchstbeträge steigen durch die höheren Umsatzgrenzen.
Welche weiteren Kosten können abgezogen werden, um den Gewinn zu verringern?
Auch wenn Sie die Basispauschalierung nutzen, können Sie bestimmte zusätzliche Ausgaben von Ihrem Gewinn abziehen. Das macht die Pauschalierung noch attraktiver, weil Sie so Ihre Steuerlast weiter senken können.
Diese Kosten sind zusätzlich absetzbar:
- Ausgaben laut Wareneingangsbuch: Handelswaren, Rohstoffe, Halberzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten
- Löhne und Lohnnebenkosten: Falls Sie Mitarbeiter beschäftigen.
- Fremdlöhne und Fremdleistungen: z.B. Honorare an Subunternehmer oder externe Dienstleister.
- Pflichtbeiträge zur Sozialversicherung und Selbständigenvorsorge.
- Kleine (300 €) und große Arbeitsplatzpauschale (1.200 €)
- 50 % der Kosten für ein auch betrieblich genutztes Öffi-Ticket
- Grundfreibetrag (15 %, maximal 4.950,00 €)
- Umsatzsteuer bei Bruttoverrechnung
- Reise- und Fahrtkosten: Soweit ein Kostenersatz in gleicher Höhe gegenübersteht, können diese in tatsächlicher Höhe abgezogen werden. Mit Reise- und Fahrtkosten verringern sie aber auch die Bemessungsgrundlage für die pauschalen Betriebsausgaben. Beispiel: Die Anfahrtskosten sind separat auf der Rechnung aufgeführt und der Auftraggeber bezahlt diese.
- Steuerberatungskosten: Können zusätzlich als Sonderausgaben geltend gemacht werden.
Die pauschalierten Betriebsausgaben von 12 % bzw. 6 % decken viele typische Betriebsausgaben ab, wie z.B. AfA von Investitionen, Energiebezüge, Miete, Reparaturen, Telefon, Zinsen, Werkzeuge, Verbrauchsmaterial, Versicherungen, Werbung, Reisekosten und Kraftfahrzeugkosten.
Der investitionsbedingte Gewinnfreibetrag ist bei der Pauschalierung nicht nutzbar. Das kann ein Nachteil sein, wenn Sie größere Anschaffungen planen.
Rechenbeispiel: So funktioniert die Basispauschalierung
| Beispiel Nettomethode | EUR |
|---|---|
| Umsatz (netto) | 200.000,00 € |
| Tatsächlicher Reise- und Fahrtkostenersatz | 1.000,00 € |
| Summe Betriebseinnahmen | 201.000,00 € |
| Wareneinkauf (netto) | -90.000,00 € |
| Personalaufwand | -40.000,00 € |
| Lohnnebenkosten (KommSt, DG-Anteil GKK, DZ, DB) | -19.200,00 € |
| Fremdlöhne (netto) | -2.000,00 € |
| Gewerbliche Sozialversicherungsbeiträge | -6.000,00 € |
| Tatsächlicher Reise- und Fahrtkostenersatz | -1.000,00 € |
| 13,5 % Betriebsausgabenpauschale von 200.000,00 € | -27.000,00 € |
| Summe Betriebsausgaben | -185.200,00 € |
| Gewinn | 15.800,00 € |
| Grundfreibetrag 15 % | -2.370,00 € |
| Zu versteuern | 13.430,00 € |
Vorteile der Pauschalierung
Die Basispauschalierung bringt Selbständigen und Einzelunternehmern in Österreich gleich mehrere Vorteile – und zwar nicht nur bei der Steuer:
- Weniger Verwaltungsaufwand: Keine Belegsammlung, keine mühsame Auflistung jeder Ausgabe. Das spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand.
- Niedrigere Kosten: Die pauschalierten Betriebsausgaben senken oft auch die Steuerberatungskosten, weil weniger Buchhaltungsaufwand anfällt.
- Potenzielle Steuerentlastung: Wenn Ihre tatsächlichen Ausgaben unter dem Pauschalsatz liegen, fällt Ihr steuerpflichtiger Gewinn niedriger aus – das senkt direkt Ihre Steuerlast.
- Ideal in Kombination mit der Umsatzsteuerpauschalierung: Zusätzlich zur Basispauschalierung können Sie auch die Umsatzsteuerpauschalierung nutzen. In der Praxis werden beide Methoden häufig kombiniert, um weitere steuerliche Vorteile zu erzielen.
Besonders attraktiv sind die pauschalierten Betriebsausgaben für Einzelunternehmen und Freiberufler mit geringen Fixkosten – hier entfaltet die Pauschalierung ihr volles Potenzial.
Nachteile und mögliche Fallstricke
- Höhere Steuerbelastung bei hohen Fixkosten: Wenn Ihre tatsächlichen Betriebsausgaben (z.B. hohe Mieten, teure Büroausstattung oder hohe laufende Betriebskosten) über dem Pauschalsatz liegen, kann die Pauschalierung nachteilig sein. In diesem Fall zahlen Sie womöglich mehr Steuern, als wenn Sie eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen würden.
- Kein investitionsbedingter Gewinnfreibetrag: Bei der Pauschalierung können Sie zwar den Grundfreibetrag geltend machen, nicht jedoch den investitionsbedingten Gewinnfreibetrag. Wenn Sie größere Investitionen planen, kann das ein Nachteil sein.
Vergleichen Sie am Ende die pauschalen Betriebskosten und tatsächlichen Betriebsausgaben. Ihr Steuerberater kann Ihnen schnell sagen, welche Methode für Sie die steuerlich günstigste ist.
Tipp: Pauschalierung in der Umsatzsteuer
Zusätzlich zur Basispauschalierung können Sie auch die Umsatzsteuerpauschalierung (= Vorsteuerpauschale) nutzen. Beide Varianten sind unabhängig voneinander, werden aber in der Praxis oft kombiniert – das spart zusätzlichen Buchhaltungsaufwand und kann Ihre Steuerlast weiter senken.So funktioniert die Vorsteuerpauschalierung:
Sie setzen pauschal 1,8 % Ihres Jahres-Nettoumsatzes als Vorsteuer an. Dadurch entfällt die aufwendige Ermittlung der tatsächlich angefallenen Vorsteuerbeträge. Wenn Sie die Vorsteuer pauschal ermitteln, kann dieser Pauschalbetrag zusätzlich als Betriebsausgabe angesetzt werden.
| Jahr | Pauschaler Vorsteuerabzug | Maximalbetrag |
|---|---|---|
| Bis 2024 | 1,8 % | 3.960 € |
| 2025 | 1,8 % | 5.760 € |
| Ab 2026 | 1,8 % | 7.560 € |
Geben Sie den pauschalen Vorsteuerbetrag in Kennzahl 084 Ihrer Umsatzsteuer-Jahreserklärung an. Detaillierte Informationen finden Sie direkt bei der WKO zur Vorsteuerpauschalierung.
Pauschalierung für Kleinunternehmer
Für Unternehmen mit geringen Umsätzen gibt es als Alternative zur Basispauschalierung die Kleinunternehmerpauschalierung.So funktioniert die Kleinunternehmerpauschalierung:
Kleinternehmen mit einem Umsatz unter 55.000 € können pauschal 45 % der Einnahmen für Handels- und Produktionsbetriebe (max. 24.750 €) bzw. 20 % für Dienstleistungsbetriebe (max. 11.000 €) als Betriebsausgaben ansetzen.
👉 Mehr Details zur Kleinunternehmerpauschalierung
Sperrfrist bei Wechsel der Gewinnermittlung
Ein Wechsel der Gewinnermittlungsmethode ist nicht beliebig möglich.Sie können die Basispauschalierung zwar jederzeit zu Jahresbeginn beenden und auf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung umsteigen. In die andere Richtung gilt jedoch eine Sperrfrist:
Wer von der Pauschalierung zu einer anderen Gewinnermittlung wechselt, kann erst nach fünf Wirtschaftsjahren wieder zur Pauschalierung zurückkehren.
Wechseln Sie nur, wenn es sich wirklich lohnt – Ein voreiliger Ausstieg kann Sie für mehrere Jahre von den Vorteilen der Pauschalierung ausschließen.
Fazit und praktische Tipps
Die pauschalierten Betriebsausgaben sind eine hervorragende Möglichkeit für Selbständige und Einzelunternehmen in Österreich, Zeit und Aufwand bei der Buchhaltung zu sparen – und unter Umständen auch Steuern zu reduzieren. Besonders dann, wenn Ihre tatsächlichen Betriebsausgaben moderat sind, kann die Pauschalierung den Verwaltungsaufwand erheblich verringern.
Die wichtigsten Erkenntnisse auf einen Blick:
- Einfacher und schneller: Keine mühsame Belegerfassung, keine detaillierte Buchführung nötig.
- Steuerliche Vorteile: Pauschale Betriebsausgaben plus zusätzliche abzugsfähige Kosten senken den Gewinn effektiv.
- Erhöhung ab 2025: Mit den neuen Pauschalsätzen und höheren Umsatzgrenzen können Sie höhere pauschale Ausgaben absetzen, was zusätzliche steuerliche Vorteile bringt.
- Kombination mit Umsatzsteuerpauschale: Beide Methoden können parallel genutzt werden, um weitere Steuervorteile zu erzielen.
- Grenzen beachten: Hohe Fixkosten oder größere Investitionen können die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung steuerlich günstiger machen.
- Sperrfrist: Nach einem Wechsel von der Pauschalierung zurück zur normalen Gewinnermittlung ist ein Wiedereinstieg erst nach fünf Jahren möglich.
Praktische Tipps für Selbständige:
- Vergleich durchführen: Prüfen Sie regelmäßig, ob die Pauschalierung oder die detaillierte Buchhaltung für Ihr Unternehmen steuerlich günstiger ist.
- Investitionen planen: Der investitionsbedingte Gewinnfreibetrag ist bei der Pauschalierung nicht nutzbar.
- Belege aufbewahren: Auch wenn viele Ausgaben pauschal erfasst werden, behalten Sie die wichtigsten Rechnungen für Rückfragen bereit.
- Informationen einholen: Offizielle Quellen liefern die aktuellen Zahlen, Grenzen und Pauschalen – besonders hilfreich sind:
- Unternehmensservice Portal: Basispauschalierung Einkommensteuer
- Unternehmensservice Portal: Höhere Grenzen ab 2025 und 2026
- WKO: Basispauschalierung
Die Pauschalierung eignet sich besonders für Selbständige mit geringen Fixkosten – so können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und gleichzeitig Ihre Steuerlast effizient optimieren.
Michael ist Gründer von kalkül. Er hat es sich zur Aufgabe gemacht, das Leben von österreichischen Klein- und Einzelunternehmer zu vereinfachen.