BAO-konforme Software zur Rechnungserstellung

kalkül ist eine österreichische Software zur Erstellung von Rechnungen. Als Entwickler haben wir deshalb darauf geachtet, dass unsere Anwendung den Vorgaben der österreichischen Bundesabgabenordnung (BAO) entspricht.

In diesem Artikel zeigen wir die von uns ergriffenen Maßnahmen, um eine BAO-konforme Nutzung unserer Software zu gewährleisten.

Hinweise:

Nutzer können selbst entscheiden, ob sie BAO-konform arbeiten möchten.
Nachfolgend bezieht sich der Begriff „Dokumente“ auf Rechnungen und Gutschriften.

Unveränderbarkeit von Dokumenten

Eine der zentralen Anforderungen der BAO ist die Unveränderbarkeit von Dokumenten. Sobald ein Dokument in kalkül fertiggestellt wird, wird es automatisch festgeschrieben. Das bedeutet:

Nach der Festschreibung können Dokumente nicht mehr geändert werden.
Einmal festgeschriebene Dokumente können nicht gelöscht werden.

Fortlaufende Nummerierung

kalkül vergibt für alle Dokumente automatisch eine fortlaufende, eindeutige Nummer. Damit wird sichergestellt, dass:

Jede Rechnung korrekt nummeriert ist.
Es keine doppelten Rechnungsnummern gibt.

kalkül sorgt auch bei manuell geänderter Rechnungsnummer dafür, dass keine doppelte Rechnungsnummer vergeben wird.

Automatische Prüfung der Pflichtangaben

Die Software überprüft automatisch alle wichtigen Angaben auf Vollständigkeit. Überprüft wird beispielsweise die Angabe folgender Informationen:

Eindeutige Rechnungsnummer
Name und Adresse des Rechnungsausstellers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Produkte/Dienstleistungen
Rechnungsbetrag und Steuersatz
UID-Nummer (bzw. Steuernummer bei Kleinunternehmern)
Hinweis auf Steuerbefreiung bei Kleinunternehmern
Name und Adresse des Kunden bei Rechnungen, die den Betrag einer Kleinbetragsrechnung überschreiten
UID-Nummer des Leistungsempfängers bei Rechnungen über 10.000 Euro
Hinweise auf innergemeinschaftliche Lieferungen oder das Reverse-Charge-Verfahren
Liefer- oder Leistungsdatum

Im Firmenbuch eingetragene Unternehmen müssen zusätzliche Informationen angeben. Bitte stellen Sie sicher, dass diese Angaben im Firmenprofil hinterlegt sind. Diese Informationen werden von kalkül nicht automatisch überprüft.

Aufbewahrungspflichten und Fristen

Gemäß BAO müssen Rechnungen mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden. kalkül erfüllt diese Anforderung durch:

Tagesaktuelle Backups: Dreimal täglich werden Sicherungskopien erstellt, um Datenverluste zu vermeiden.

Einfacher und strukturierter Export von Dokumenten

kalkül ermöglicht einen einfachen und strukturierten Export von Dokumenten im CSV- und XLSX-Format (Microsoft Excel). Der Export enthält alle relevanten Informationen, darunter:

Erstellte Dokumente und hochgeladen Dateien
- z.B. Rechnungen im PDF-Format, hochgeladene Zahlungsbestätigungen
Strukturierte Zusammenfassung mit relevanten Informationen
- Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Kunde, Rechnungsbetrag, Datum der Fertigstellung bzw. Festschreibung, Versanddatum
- Gebuchte Zahlung inklusive Zahlungsdatum

Hinweis zur Aufzeichnung von Barzahlungen

Derzeit unterstützt kalkül keine Registrierkasse und keine korrekte Aufzeichnung von Barzahlungen. Für diese Funktionen empfehlen wir die Nutzung externer Dienste, wie beispielsweise speziell entwickelte Registrierkassensysteme.

Unterschied zu GoBD

Österreichische Nutzer müssen nicht darauf achten, dass die Software GoBD-konform ist. Die GoBD sind deutsche Regelungen, die für Anwender gelten, die in Deutschland steuerpflichtig sind. Für alle Unternehmer aus Österreich ist die BAO die maßgebliche Vorschrift.

Deaktivierung der automatischen Festschreibung

Prinzipiell wird jeder Nutzer vor der ersten Fertigstellung eines Dokuments gefragt, ob er GoBD-konform arbeiten möchte oder nicht.

Wenn Nutzer die automatische Festschreibung von Dokumenten manuell deaktivieren möchten, kann das ganz einfach über die Einstellungen erfolgen:

Gehen Sie im linken Menü auf „Einstellungen“.
Wählen Sie „Dokumente“ und klicken Sie anschließend auf „Festschreiben“.
Hier können Sie die automatische Festschreibung deaktivieren.

Wird die automatische Festschreibung deaktiviert, können Dokumente (ebenfalls in diesem Menü) manuell festgeschrieben werden. Alle Dokumente mit einem Rechnungsdatum innerhalb des eingegebenen Zeitbereiches werden automatisch mit dem heutigen Datum festgeschrieben.

Hinweis

Das Datum der Festschreibung ist nur beim Export sichtbar. Bitte beachten Sie, dass es im Falle einer manuellen Festschreibung zu Abweichungen mit dem Datum der Fertigstellung oder dem Buchungsdatum kommen kann.