Rechnungen bis zu einem Betrag von 400 Euro (inkl. USt) gelten in Österreich als sogenannte Kleinbetragsrechnungen. Die Kleinbetragsrechnung erfordert im Vergleich zu einer normalen Rechnung deutlich weniger Pflichtangaben.
Bestandteile einer Kleinbetragsrechnung in Österreich (Rechnungen bis 400 Euro)
- Unternehmensdetails: Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Leistungen: Dienstleistungen oder Produkte mit Bezeichnung und Menge
- Gesamtbetrag: Nettobetrag inklusive Umsatzsteuer in einer Summe
- Angabe des Steuersatzes: Falls Sie Kleinunternehmer sind, können Sie stattdessen auch den Hinweis zur Steuerbefreiung nutzen: “Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG”
- Lieferdatum/Leistungszeitraum: Alternativ können Sie auch den Hinweis “Rechnungsdatum ist gleich Liefer- bzw. Leistungsdatum” verwenden
Kleinbetragsrechnung für Einzelunternehmer
Vorlage für Einzelunternehmer aus Österreich.
Kleinbetragsrechnung für Kleinunternehmer
Vorlage für Kleinunternehmer aus Österreich.
Ausnahmen: Wann kann keine Kleinbetragsrechnung erstellt werden?
In folgenden Situationen ist die Erstellung einer Kleinbetragsrechnung nicht möglich:
- Über 400 Euro: Bei Rechnungen über 400 Euro (inkl. USt.).
- Versandhandel: Wenn Waren verschickt werden, gilt die Kleinbetragsrechnung nicht.
- Rechnungen außerhalb Österreichs: Die Kleinbetragsrechnung ist nur innerhalb Österreichs gültig.
- Innergemeinschaftliche Lieferung: Für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen ist die Kleinbetragsrechnung nicht gestattet.
- Rechnungen mit Reverse Charge: Wenn die Umsatzsteuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht, ist keine Kleinbetragsrechnung möglich.
- Auf ausdrücklichen Kundenwunsch: Auf Wunsch kann der Kunde eine normale Rechnung anstelle der Kleinbetragsrechnung verlangen (Quelle: finanz.at).
Es besteht keine Verpflichtung zur Nutzung einer Kleinbetragsrechnung. Es kann stattdessen auch eine herkömmliche Rechnung erstellt werden.
Pflichtangaben bei Rechnungen über 400 Euro
Bei einem Rechnungsbetrag über 400 Euro müssen zusätzlich zu den oben genannten Elementen folgende weitere Pflichtangaben enthalten sein:
- Fortlaufende Rechnungsnummer: Eindeutige Kennzeichnung (Beispiel: RE-2024-003)
- Kundeninformationen: Name und Anschrift des Kunden
- Ihre UID Nummer oder Steuernummer: Wenn Sie als Kleinunternehmer keine UID Nummer haben, ist stattdessen die Angabe Ihrer Steuernummer auf der Rechnung erforderlich.
- Rechnungsbetrag ohne USt.: Der Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer muss separat aufgeführt werden.
- Separater Ausweis des Steuerbetrags: Wenn keine Steuern anfallen, sollten Sie stattdessen den Grund angeben. Beispiele:
- Innergemeinschaftlichen Lieferung: “Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 6 Abs. 1 UStG.”
- Reverse Charge: “Die Umsatzsteuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über (Reverse Charge System gem. §19 UStG).”
- Kleinunternehmerregelung: “Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG.”
Weitere Pflichtangabe bei Rechnungen über 10.000 Euro
- UID Nummer des Kunden: Bei Rechnungsbeträgen über 10.000 Euro muss zusätzlich die UID Nummer des Kunden auf der Rechnung angegeben werden.
Wichtig zu beachten bei Rechnungen mit Reverse Charge System oder innergemeinschaftlichen Lieferungen
Unabhängig vom Rechnungsbetrag ist es erforderlich, dass bei Rechnungen mit Reverse-Charge-System oder bei innergemeinschaftlichen Lieferungen die UID-Nummer des Kunden angegeben wird. Wir möchten nochmals darauf hinweisen, dass bei diesen beiden Formen die Ausstellung einer Kleinbetragsrechnung nicht zulässig ist.
Um eine ordnungsgemäße Rechnung zu gewährleisten, fügen Sie außerdem den entsprechenden Satz zur Rechnung hinzu:
- Reverse Charge: “Die Umsatzsteuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über (Reverse Charge System gem. §19 UStG).”
- Innergemeinschaftlichen Lieferung: “Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 6 Abs. 1 UStG.”
Sie sind verpflichtet, die Richtigkeit und Zugehörigkeit der UID Nummer des Kunden zu überprüfen. Dies können Sie leicht und kostenfrei durch eine Abfrage unter folgendem Link erledigen: Kostenlose Überprüfung UID Nummer
Erforderliche Informationen für im Firmenbuch eingetragen Unternehmen
Wenn Ihr Unternehmen im Firmenbuch eingetragen ist, beispielsweise als eingetragenes Unternehmen (e.U.), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und ähnliche Rechtsformen, sind zusätzliche Angaben zu machen:
- Firmenname und Rechtsform
- Firmensitz
- Zuständiges Firmenbuchgerichts
- Firmenbuchnummer