Kleinunternehmerregelung in Österreich einfach erklärt 🇦🇹

Geschäftsfrau aus Österreich nutzt die Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung in Österreich ermöglicht Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 35.000 Euro (Netto-Grenze) keine Umsatzsteuer auf ihre Rechnungen ausweisen zu müssen. Diese Regelung ist besonders nützlich, wenn Sie hauptsächlich private Kunden haben, denn: Das macht die Rechnung für Ihre Kunden günstiger.

Da Sie keine Umsatzsteuer auf Ihre Rechnungen ausweisen, müssen Sie auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen. Allerdings können Sie auch keine Umsatzsteuer für Ihre Ausgaben beim Finanzamt zurückfordern („unechte Steuerbefreiung“).

Falls Sie im laufenden Geschäftsjahr feststellen, dass Sie die Umsatzgrenze voraussichtlich überschreiten werden, finden Sie hier eine praktische SOS-Schritt-für-Schritt-Anleitung 🚨.

Inhaltsverzeichnis

Wichtig zu verstehen: Es handelt sich um eine Netto-Grenze

Die Grenze von 35.000 Euro der Kleinunternehmerregelung wurde als Nettogrenze festgelegt (Gerichtsurteil Verwaltungsgerichtshof). Diese Entscheidung führt zu einer Erhöhung der eigentlichen Grenze für die Kleinunternehmerregelung. Das sind gute Nachrichten, denn das wirkt sich positiv für alle Kleinunternehmer aus. 🎉

Die Grenze steigt also abhängig von der theoretisch ausgewiesenen Umsatzsteuer.

Beispiel

Angenommen, Sie müssten auf Ihre Positionen 20% Umsatzsteuer ausweisen (wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch nehmen würden), beispielsweise beim Verkauf von Dienstleistungen. In diesem Fall erhöht sich die Grenze von 35.000 Euro um zusätzliche 20%. Das heißt Ihre tatsächliche Grenze für die Kleinunternehmerregelung beträgt 42.000 Euro.

Nützlicher Tipp
Die Grenze von 42.000 Euro im obigen Beispiel dient auch als Berechnungsgrundlage für die einmalige Überschreitungsgrenze alle 5 Jahre. Im genannten Beispiel dürfen Sie also 42.000 Euro Umsatz machen, und einmal alle 5 Jahre sogar 48.300 Euro, ohne auf die Kleinunternehmerregelung verzichten zu müssen.

Die Grenzen für die Kleinunternehmerregelung im Detail

Alle fünf Jahre dürfen Sie die Netto-Umsatzgrenze von 35.000 Euro um 15% überschreiten. In einer Tabelle haben wir die wichtigsten Grenzwerte zusammengefasst.

Wenn Sie unterschiedliche Umsatzsteuersätze ausweisen und Ihre persönlichen Grenzwerte berechnen möchten, müssen Sie alle theoretisch auszuweisenden Umsatzsteuersätze für jede Position ermitteln.

BeschreibungGrenze
Umsatzgrenze bei 20% USt.42.000 Euro
Umsatzgrenze bei einmaliger Überschreiung innerhalb von 5 Jahren bei 20% USt.48.300 Euro
Umsatzgrenze bei 10% USt.38.500 Euro
Umsatzgrenze bei einmaliger Überschreiung innerhalb von 5 Jahren bei 10% USt.42.350 Euro

Wann lohnt sich in Österreich die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung in Österreich ist eine gute Wahl, wenn Sie hauptsächlich Privatkunden bedienen. Warum? Weil Sie dann Ihre Produkte oder Dienstleistungen günstiger anbieten können. Wenn Sie diese drei Bedingungen erfüllen, sollten Sie die Kleinunternehmerregelung in Betracht ziehen:

  1. Sie haben vorwiegend Privatkunden (B2C)
  2. Ihre Ausgaben sowie laufenden Kosten sind gering
  3. Ihr Umsatz wird voraussichtlich 35.000 Euro (Netto-Grenze) NICHT überschreiten
Verzicht auf Kleinunternehmerregelung unterschreiben

Wann sollte man auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?

Sie haben die freie Wahl, sich für die Kleinunternehmerregelung oder für die Regelbesteuerung zu entscheiden. Wenn Sie hauptsächlich Geschäftskunden (B2B) haben, kann es sinnvoll sein, die Regelbesteuerung zu wählen. Warum? Weil Sie sich die Umsatzsteuer für Ihre Ausgaben vom Finanzamt zurückholen können. Gleichzeitig bleibt für Ihre Kunden alles gleich, denn: Auch diese erhalten die ausgewiesene Umsatzsteuer vom Finanzamt zurück. Ziehen Sie die Regelbesteuerung vor, wenn einer der Punkte auf Sie zutrifft:

  1. Ihre Leistungen und Produkte richten sich hauptsächlich an Firmenkunden (B2B)
  2. Ihre betrieblichen Ausgaben sind mittel bis hoch, z.B. Investitionen zur Unternehmensgründung oder laufende Kosten
  3. Ihr Umsatz überschreitet voraussichtlich 35.000 Euro (Netto-Grenze) in diesem Geschäftsjahr

Was muss man bei der Kleinunternehmerregelung in Österreich beachten?

Hier sind die wichtigsten Punkte:

  1. Rechnungspflicht: Auch als Kleinunternehmer müssen Sie Rechnungen ausstellen.
  2. Steuernummer auf Rechnung: Als Kleinunternehmer besitzen Sie keine UID-Nummer. Geben Sie stattdessen Ihre Steuernummer auf der Rechnung an.
  3. Hinweis auf Rechnung: Als Kleinunternehmer müssen Sie den Hinweis “Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG” auf Ihren Rechnungen vermerken. Damit wird klar, dass Sie die Kosten ohne Umsatzsteuer ausweisen.
  4. Keine Umsatzsteuer ausweisen: Auf Ihren Rechnungen dürfen Sie auf keinen Fall Umsatzsteuer ausweisen.
Achtung, steuerliche Konsequenzen wenn Sie die Umsatzsteuer ausweisen
Wenn Sie trotzdem Umsatzsteuer auf Ihrer Rechnung angeben, sind Sie verpflichtet, diese Steuer auch an das Finanzamt abzuführen. Unser Tipp: Vermeiden Sie dies unbedingt. Falls Sie dies bereits getan haben und rückgängig machen möchten, müssen Sie Ihre Rechnungen korrigieren.
Wechsel von Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung

Wie wechselt man von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung?

Wir zeigen Ihnen mit Hilfe von Screenshots aus dem Finanz Online, wie Sie Schritt für Schritt von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung wechseln können.

Wichtiger Hinweis
Wenn Sie sich entscheiden, von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung zu wechseln, sind Sie für die nächsten 5 Jahre daran gebunden. Das bedeutet, dass Sie erst nach Ablauf dieser Zeit wieder zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren können.

So wechseln Sie Schritt-für-Schritt von der Kleinunternehmerregelung in Österreich zur Regelbesteuerung:

  1. Formular U12 herunterladen: Besuchen Sie die offizielle Webseite des Bundesministeriums für Finanzen und laden Sie das Formular U12 herunter.
  2. Formular ausfüllen: Füllen Sie das Formular U12 aus und unterschreiben Sie es.
  3. Formular einreichen: Reichen Sie das ausgefüllte Formular U12 über das Finanz Online ein. Sie können die Schritte in den folgenden Bildern genau verfolgen.
  4. Auf den Bescheid warten: Nach Einreichung erhalten Sie einen Bescheid vom Finanzamt, der auch Ihre zukünftige UID-Nummer enthält.

Gratulation! Sie sind nun erfolgreich zur Regelbesteuerung gewechselt.

Schritt 1 um von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung zu wechseln im Finanz Online
Schritt 1: Service im Finanz Online wählen
Schritt 2 um von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung zu wechseln im Finanz Online
Schritt 2: Service im Finanz Online wählen
Unsere Mission: Klein- & Einzelunternehmer unterstützen

Unser kostenloses Programm unterstützt Kleinunternehmer aus ganz Österreich bei der Erstellung von Angeboten, Rechnungen, Mahnungen und mehr.

Ein geschlossenes Lokal mit "geschlossen" Aushängeschild

Kleinunternehmerregelung Grenze überschritten – Was Sie jetzt Schritt-für-Schritt tun sollten 🚨

Zuerst sollten Sie überprüfen, ob Sie die Sonderregelung nutzen können. Alle fünf Jahre dürfen Sie die 35.000 Euro Netto-Umsatzgrenze der Kleinunternehmerregelung um 15% überschreiten. Sie können also bis zu 40.250 Euro Netto-Umsatz erzielen, ohne sich Sorgen machen zu müssen. Falls Sie diese Sonderregelung in den letzten 5 Jahren bereits in Anspruch genommen haben oder über den 40.250 Euro Netto-Umsatz liegen, können Sie wie folgt vorgehen. Sehen Sie sich dazu gerne auch unsere Tabelle mit den wichtigsten Grenzwerten an. 

Ein möglicher Ausweg
Können Sie Rechnungen, die gegen Jahresende fällig werden, auf das darauffolgende Jahr zu verschieben? Falls nein, können Sie mit unserer schrittweisen Anleitung fortfahren.

Schritt 1: Wechseln Sie zur Regelbesteuerung

Wie genau das geht haben wir Ihnen im Kapitel Wie wechselt man von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung mit Screenshots vom Finanz Online zusammengefasst.

Schritt 2: Klären Sie die Situation mit Ihren Kunden

Sie müssen bereits erstellte Rechnungen korrigieren. Das bedeutet, dass Sie alle bisherigen Rechnungen stornieren und neue Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer ausstellen müssen. Beachten Sie: Ihre Kunden sind nicht verpflichtet, die Stornorechnungen und die neuen Rechnungen zu akzeptieren. Sie sollten nun Kontakt mit Ihren Kunden aufnehmen und Ihnen die Situation erläutern.

Was bedeutet das für Sie?

  • Für Rechnungen an Geschäftskunden (B2B): Bei Firmenkunden, die ihre Vorsteuer abziehen können, ist dies in der Regel unproblematisch. Erklären Sie Ihren Kunden die Situation und fahren Sie mit Schritt 3 fort.
  • Für Rechnungen an Privatkunden (B2C): Bei Privatkunden gestaltet sich dieser Prozess als sehr schwierig bis unmöglich. Ihre Kunden werden sich weigern, für bereits erhaltene Leistungen oder Waren eine höhere Rechnung mit Umsatzsteuer anzunehmen (idR. 10 oder 20 Prozent höher). Da Ihre Kunden nicht dazu verpflichtet sind und um die Kundenbeziehung nicht zu gefährden, raten wir Ihnen: Geben Sie in diesem Fall nach. Gehen Sie trotzdem mit Schritt 3 weiter und berücksichtigen Sie, dass Sie die zusätzliche Umsatzsteuer selbst bezahlen müssen.

Schritt 3: Stornieren Sie Ihre bereits bestehenden Rechnungen

Nachdem Sie die Situation mit Ihren Kunden abgeklärt haben, gehen Sie nun alle Rechnungen durch und stornieren Sie diese nach der Reihe (für jede Rechnung muss eine Storno-Rechnung ausgestellt werden).

Schritt 4: Stellen Sie Ihre Rechnung erneut aus

Stellen Sie alle Rechnungen erneut aus und kennzeichnen Sie auf diesen den Grund für die Neuausstellung. Zum Beispiel:

Rechnung aufgrund Überschreitung der Umsatzgrenze für Kleinunternehmer inklusive Umsatzsteuer neu ausgestellt. Ursprüngliche Rechnung: RE-2023-014, Storno-Rechnung: RE-2023-017. Wir bedanken uns für Ihr Verständnis und Ihre Kooperation.

Beachten Sie bei den neuen Rechnungen bitte Folgendes:

  1. Ersetzen Sie die Steuernummer durch Ihre UID-Nummer, die Sie nach dem Wechsel zur Regelbesteuerung erhalten haben.
  2. Weisen Sie die Umsatzsteuer auf der Rechnung klar und deutlich aus.
    Entfernen Sie den Hinweis zur Kleinunternehmerregelung “Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG” von Ihren Rechnungen.

Schritt 5: Senden Sie Ihre neuen Rechnungen

Versenden Sie nun sowohl die Storno-Rechnung als auch die neue Rechnung an die Kunden, mit denen Sie dies im Voraus abgestimmt haben. Fügen Sie in einem kurzen Hinweis den Betrag (Differenz) hinzu, den Ihr Kunde nun nachzahlen muss.

Normalerweise wäre es üblich, den ursprünglichen Rechnungsbetrag an den Kunden zu erstatten und danach den gesamten neuen Betrag als Eingang auf Ihrem Konto zu erhalten. Unsere Erfahrung zeigt jedoch, dass Sie sich diesen lästigen Prozess mit Hin- und Herüberweisen sparen können.

Bitten Sie Ihren Kunden, nur die Differenz zur alten Rechnung (also die hinzugekommene Umsatzsteuer) zu überweisen. Dies sollte natürlich vorher mit Ihrem Kunden abgesprochen sein.

Die Kleinunternehmerregelung in Österreich für Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GesbR)

Auch Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GesbR) können in Österreich die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Die Regeln sind die gleichen wie in diesem Ratgeber beschrieben. Durch die Angabe der Steuernummer Ihrer GesbR in den Rechnungen sind Sie auf der sicheren Seite.

Ein besonders nützlicher Tipp für Kleinunternehmer 💡

Durch die sogenannte Pauschalierung für Kleinunternehmer können Sie Ihre Buchführung deutlich vereinfachen und möglicherweise Steuern sparen. Hier sind Sie nicht mehr verpflichtet, Ihre Ausgaben zu dokumentieren oder sie in der Einnahmen-Ausgaben Rechnung aufzulisten. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, steuerliche Vorteile zu nutzen und somit finanziell zu profitieren. Weitere Informationen finden Sie in unserem Ratgeber zur Kleinunternehmerpauschalierung in Österreich.

Logo der Sozialversicherung der Selbständigen (SVS)

Stolperfalle für Kleinunternehmer: SVS und Sozialversicherung ⚠️

Die Sozialversicherung der Selbständigen (SVS) in Österreich arbeitet mit anderen Schwellenwerten als die Umsatzsteuerregelung für Kleinunternehmer. Da diese beiden Werte voneinander unabhängig sind, fassen wir sie hier nochmals übersichtlich zusammen. Kurz gesagt, gelten Sie in Bezug auf die SVS als Kleinunternehmer, wenn:

  • Ihr jährlicher Gewinn unter 6.010,92 Euro liegt oder
  • Ihr jährlicher Umsatz unter 35.000 Euro liegt

Das bedeutet, dass Sie sich beim Erreichen dieser Grenzen bei der SVS melden und höhere Beiträge leisten müssen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel zur Sozialversicherung für Kleinunternehmer der WKO.

Steigerung der Grenze für die Kleinunternehmerregelung

Netto-Grenze für Kleinunternehmerregelung bald 40.000 Euro? 🤔

Im Jahr 2023 wurde die Grenze für die Kleinunternehmerpauschalierung von 35.000 Euro auf 40.000 Euro angehoben. Bedeutet dies auch eine Erhöhung der Netto-Grenze für die Kleinunternehmerregelung im Bereich der Umsatzsteuer? Vorerst leider nicht. Die Netto-Grenze für die Kleinunternehmerregelung bleibt nach wie vor bei 35.000 Euro. Aus gut informierten Quellen ist bekannt, dass auch eine Anhebung der Umsatzsteuergrenze geplant ist. Dies kann jedoch aufgrund von EU-rechtlichen Bestimmungen frühestens im Jahr 2025 realisiert werden.

Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer einsortieren in Aktenordner

Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer aus Österreich

Nutzen Sie unsere Word-Vorlage, die speziell auf Kleinunternehmer mit Kleinunternehmerregelung in Österreich zugeschnitten ist. Diese Rechnungsvorlage entspricht allen gesetzlichen Vorgaben für Kleinunternehmer und verleiht Ihren Rechnungen ein professionelles Erscheinungsbild.

Vorlage: Rechnung mit Kleinunternehmerregelung (ohne ausgewiesener Umsatzsteuer)

Vorlage zum Download

Rechnungsvorlage speziell für Kleinunternehmer aus Österreich erstellt. Einfach, leicht zu bearbeiten und anzupassen. Perfekt auch als Angebotsvorlage!

Rechtliche Hinweise und Informationen ⚖️

Die Kleinunternehmerregelung in Österreich ist im § 6 Abs 1 Z 27 UStG festgelegt. Weitere Informationen dazu sind auf der Webseite des Unternehmensserviceportals verfügbar.

Hinweis & Feedback
Wie bei allen buchhalterischen und steuerrechtlichen Beiträgen gilt auch hier, dass wir keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben übernehmen, jegliche Haftung ist hier ausgeschlossen. Im Zweifelsfall kontaktieren Sie bitte einen Buchhalter bzw. Steuerberater, einen Rechtsanwalt oder die WKO. Falls Sie Fragen oder Anmerkungen haben oder eine Funktion in unserem Rechnungsprogramm vermissen, dann wenden Sie sich bitte unter hallo@kalkuel.at an uns.
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