Istbesteuerung Österreich: Einfach erklärt

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Moderne Büroszene mit Dokumenten, Rechner und Kalender auf einem Metalltisch. Helles Büro mit großen Fenstern im Hintergrund.

In diesem Artikel werden wir die Istbesteuerung in Österreich genau unter die Lupe nehmen. Wir schauen uns an, was der Unterschied zwischen Rechnungen mit und ohne Teilzahlungen ist und wie man Ausgaben bei der Istbesteuerung richtig handhabt.

Was ist die Istbesteuerung?

Die Istbesteuerung ist ein steuerliches Prinzip, das in Bezug auf die Umsatzsteuer (auch Mehrwertsteuer genannt) angewendet wird. Bei der Istbesteuerung müssen Unternehmen die Umsatzsteuer erst dann an das Finanzamt abführen, wenn sie auch tatsächlich die Zahlungen von ihren Kunden erhalten haben. Das bedeutet, dass die Umsatzsteuer erst dann fällig wird, wenn die entsprechende Rechnung beglichen wurde.

Ein nützlicher Hinweis

Die Istbesteuerung ist für die meisten Unternehmer nicht nur einfacher, sondern oft auch die bessere Wahl. Die Umsatzsteuer muss erst dann an das Finanzamt abgeführt werden, wenn das Geld vom Kunden auch tatsächlich eingenommen wurde. Bei der Sollbesteuerung hingegen muss die Umsatzsteuer auch für offene Rechnungen an das Finanzamt abgeführt werden werden.

Auf der Seite der WKO finden Sie Informationen darüber, unter welchen Voraussetzungen Sie die Istbesteuerung in Anspruch nehmen dürfen.

Istbesteuerung bei Rechnungen ohne Teilzahlungen

Bei der Istbesteuerung in Österreich ist das Datum des Zahlungseingangs entscheidend für die Abführung der Umsatzsteuer. Anders als bei der Sollbesteuerung spielt das Ausstellungsdatum der Rechnung (Buchungsdatum) keine Rolle. In unserem Beispiel haben wir die Regeln zur Rechnungsstellung und Umsatzsteuerabführung in Österreich zusammengefasst.

Beispiel für Istbesteuerung in Österreich

1. Dienstleistung erbracht
08. März 2025

Am 8. März hat Fritz eine Dienstleistung für seinen Kunden erbracht.

2. Rechnung ausgestellt
30. April 2025

Einige Wochen später hat Fritz die Rechnung an seinen Kunden gesendet.

3. Zahlung erhalten
14. Mai 2025

2 Wochen später hat Fritz die Zahlung für die Rechnung von seinem Kunden erhalten.

4. Umsatzsteuer abführen
15. Juli 2025

Fritz muss die Umsatzsteuer bis 15. Juli 2025 einreichen und abführen.

1. Schritt: Leistung erbringen

Fiktives Datum: 8. März 2025
Eine Dienstleistung oder ein Produkt wurde an den Kunden ausgeliefert.

2. Schritt: Rechnung ausstellen

Die Rechnung muss innerhalb von 6 Monaten nach der Leistung oder Lieferung ausgestellt werden. Für Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU muss die Rechnung spätestens bis zum 15. des folgenden Monats ausgestellt werden.

3. Schritt: Zahlungseingang

Spätestens bis zum: vereinbarten Zahlungsdatum
Das Fälligkeitsdatum einer Rechnung kann frei festgelegt werden. Sobald der Kunde den Rechnungsbetrag überwiesen hat, muss die Rechnung in der Buchhaltung erfasst werden. Für die Umsatzsteuerabführung ist der tatsächliche Zahlungseingang auf dem Konto entscheidend.

Das Datum des Zahlungseingangs ist relevant für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Die Rechnung wird mit diesem Datum verbucht und in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung angeführt.

4. Schritt: Umsatzsteuer abführen

Spätestens bis zum: 15. des übernächsten Monats
Die Umsatzsteuer muss spätestens bis 15. des übernächsten Monats nach Zahlungseingang abgeführt werden. In unserem Beispiel muss die Umsatzsteuer für den Zahlungseingang (14. Mai) der Rechnung also bis spätestens 15. Juli 2025 an das Finanzamt abgeführt werden.

Hinweis: Einige Unternehmen mit geringem Umsatz können die Umsatzsteuer auch quartalsweise abführen.

Vorsicht

Diese Regeln gelten nur, wenn der Kunde erst nach der Rechnungsstellung bezahlt hat (= Normalfall). Ist bereits zuvor eine Zahlung vom Kunden für diese Rechnung eingegangen, so gelten diese Regeln nicht.

Wenn Sie eine direkte Gegenüberstellung zur Sollbesteuerung mit denselben Inhalten wie in diesem Beispiel suchen, dann werfen Sie einen Blick auf unser Musterbeispiel zur Sollbesteuerung in Österreich.

Istbesteuerung bei Rechnungen mit Teilzahlungen

Wenn eine Rechnung in mehreren Teilzahlungen beglichen wird, ist es wichtig zu beachten, dass das Datum der Umsatzsteuerabführung für jede Zahlung separat berechnet werden muss. Jede Teilzahlung muss separat am 15. des übernächsten Monats (manchmal quartalsweise) abgeführt werden. Zusätzlich sollten die Teilzahlungen auch getrennt in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aufgelistet werden.

Istbesteuerung bei Ausgaben

Sie können bei der Besteuerung von Ausgaben zwischen zwei Methoden wählen:

  • Rechnungsdatum: Geben Sie die Umsatzsteuer im Abrechnungszeitraum an, in dem die Rechnung erstellt wurde – unabhängig davon, wann Sie sie bezahlen. Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März gehört in den März, auch wenn Sie erst im April zahlen.
  • Zahlungsdatum: Geben Sie die Umsatzsteuer im Abrechnungszeitraum an, in dem Sie die Rechnung tatsächlich bezahlt haben. Beispiel: Sie zahlen eine Rechnung am 10. April? Dann gehört sie in den April, auch wenn sie schon im März ausgestellt wurde.

Aufgrund dieser Wahlmöglichkeit verwenden viele Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme lediglich das Eingabefeld “Datum” ohne weitere Unterscheidung. Sie haben die Freiheit, das Datum zu wählen, das für Sie am besten passt.

LinkedIn Michael Leister
Gründer

Michael ist Gründer von kalkül. Er hat es sich zur Aufgabe gemacht, das Leben von österreichischen Klein- und Einzelunternehmer zu vereinfachen.