Kleinunternehmerregelung in Österreich einfach erklärt

Wichtig zu verstehen: Es handelt sich um eine Netto-Grenze

Die Grenze von 35.000 € der Kleinunternehmerregelung wurde als Nettogrenze festgelegt (Gerichtsurteil Verwaltungsgerichtshof). Diese Entscheidung führt zu einer Erhöhung der eigentlichen Grenze für die Kleinunternehmerregelung. Das sind gute Nachrichten, denn das wirkt sich positiv für alle Kleinunternehmer aus.

Die Grenze steigt also abhängig von der theoretisch ausgewiesenen Umsatzsteuer.

Rechenbeispiel

Angenommen, Sie müssten auf Ihre Positionen 20% Umsatzsteuer ausweisen (wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch nehmen würden), beispielsweise beim Verkauf von Dienstleistungen. In diesem Fall erhöht sich die Grenze von 35.000 € um zusätzliche 20%. Das heißt die tatsächliche Grenze für die Kleinunternehmerregelung beträgt 42.000 €.

Höhe der Grenzen für die Kleinunternehmerregelung

Einmal alle fünf Jahre dürfen Sie die Netto-Umsatzgrenze von 35.000 € um 15% überschreiten. In einer Tabelle haben wir die wichtigsten Grenzwerte zusammengefasst.

Wenn Sie unterschiedliche Umsatzsteuersätze ausweisen und Ihre persönlichen Grenzwerte berechnen möchten, müssen Sie alle theoretisch auszuweisenden Umsatzsteuersätze für jede Position ermitteln.

Beschreibung	Netto-Grenze
Umsatzgrenze bei 20% USt.	42.000 €
Umsatzgrenze bei 10% USt.	38.500 €
Umsatzgrenze bei einmaliger Überschreiung innerhalb von 5 Jahren bei 20% USt.	48.300 €
Umsatzgrenze bei einmaliger Überschreiung innerhalb von 5 Jahren bei 10% USt.	42.350 €

Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung in Österreich ist eine gute Wahl, wenn Sie hauptsächlich Privatkunden bedienen. Warum? Weil Sie dann Ihre Produkte oder Dienstleistungen günstiger anbieten können. Wenn Sie diese drei Bedingungen erfüllen, sollten Sie die Kleinunternehmerregelung in Betracht ziehen:

1. Sie haben vorwiegend Privatkunden (B2C)
2. Ihre Ausgaben sowie laufenden Kosten sind gering
3. Ihr Umsatz wird voraussichtlich 35.000 € (Netto-Grenze) NICHT überschreiten

Wann sollte man auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?

Sie haben die freie Wahl, sich für die Kleinunternehmerregelung oder für die Regelbesteuerung zu entscheiden. Wenn Sie hauptsächlich Geschäftskunden (B2B) haben, kann es sinnvoll sein, die Regelbesteuerung zu wählen. Warum? Weil Sie sich die Umsatzsteuer für Ihre Ausgaben vom Finanzamt zurückholen können. Gleichzeitig bleibt für Ihre Kunden alles gleich, denn: Auch diese erhalten die ausgewiesene Umsatzsteuer vom Finanzamt zurück. Ziehen Sie die Regelbesteuerung vor, wenn einer der Punkte auf Sie zutrifft:

1. Ihre Leistungen und Produkte richten sich hauptsächlich an Firmenkunden (B2B)
2. Ihre betrieblichen Ausgaben sind mittel bis hoch, z.B. Investitionen zur Unternehmensgründung oder laufende Kosten
3. Ihr Umsatz überschreitet voraussichtlich 35.000 € (Netto-Grenze) in diesem Geschäftsjahr

Was muss man bei der Kleinunternehmerregelung in Österreich beachten?

Hier sind die wichtigsten Punkte:

1. Rechnungspflicht: Auch als Kleinunternehmer müssen Sie Rechnungen ausstellen.
2. Steuernummer auf Rechnung: Als Kleinunternehmer besitzen Sie keine UID-Nummer. Geben Sie stattdessen Ihre Steuernummer auf der Rechnung an.
3. Hinweis auf Rechnung: Als Kleinunternehmer müssen Sie den Hinweis “Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG” auf Ihren Rechnungen vermerken. Damit wird klar, dass Sie die Kosten ohne Umsatzsteuer ausweisen.
4. Keine Umsatzsteuer ausweisen: Auf Ihren Rechnungen dürfen Sie auf keinen Fall Umsatzsteuer ausweisen.

Wie wechselt man von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung?

Wir zeigen Ihnen mit Hilfe von Screenshots aus dem Finanz Online, wie Sie Schritt für Schritt von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung wechseln können.

So wechseln Sie Schritt-für-Schritt von der Kleinunternehmerregelung in Österreich zur Regelbesteuerung:

1. Formular U12 (Verzicht auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer) herunterladen: Besuchen Sie die offizielle Webseite des Bundesministeriums für Finanzen und laden Sie das Formular U12 herunter.
2. Formular U15 (Antrag auf Vergabe einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) herunterladen: Laden Sie außerdem das Formular U15 herunter.
3. Formulare ausfüllen: Füllen Sie die beiden heruntergeladenen Formulare (U12 und U15) herunter und unterschreiben Sie beide.
4. Formular einreichen: Reichen Sie die beiden ausgefüllten Formulare U12 und U15 über das Finanz Online ein. Sie können die Schritte in den folgenden Bildern genau verfolgen.
5. Auf den Bescheid warten: Nach Einreichung erhalten Sie einen Bescheid vom Finanzamt, der auch Ihre zukünftige UID-Nummer enthält.

Gratulation! Sie sind nun erfolgreich zur Regelbesteuerung gewechselt. Unsere Erfahrung zeigt aus dem Mai 2024, dass Sie mit einer Bearbeitungszeit von etwa 3 bis 4 Wochen für diese Anträge beim Finanzamt Österreich rechnen müssen.

Kleinunternehmerregelung Grenze überschritten – Was Sie jetzt Schritt-für-Schritt tun sollten

Zuerst sollten Sie überprüfen, ob Sie die Sonderregelung nutzen können. Alle fünf Jahre dürfen Sie die 35.000 € Netto-Umsatzgrenze der Kleinunternehmerregelung um 15% überschreiten. Sie können also bis zu 40.250 € Netto-Umsatz erzielen, ohne sich Sorgen machen zu müssen. Falls Sie diese Sonderregelung in den letzten 5 Jahren bereits in Anspruch genommen haben oder über den 40.250 € Netto-Umsatz liegen, können Sie wie folgt vorgehen. Sehen Sie sich dazu gerne auch unsere Tabelle mit den wichtigsten Grenzwerten an.

Schritt 1: Wechseln Sie zur Regelbesteuerung

Wie genau das geht haben wir Ihnen im Kapitel Wechsel zur Regelbesteuerung mit Screenshots vom Finanz Online zusammengefasst.

Schritt 2: Klären Sie die Situation mit Ihren Kunden

Sie müssen bereits erstellte Rechnungen korrigieren. Das bedeutet, dass Sie alle bisherigen Rechnungen stornieren und neue Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer ausstellen müssen. Ihre Kunden sind nicht verpflichtet, die Stornorechnungen und die neuen Rechnungen zu akzeptieren. Sie sollten nun Kontakt mit Ihren Kunden aufnehmen und Ihnen die Situation erläutern.

Was bedeutet das für Sie?

• Geschäftskunden (B2B): Bei Firmenkunden, die ihre Vorsteuer abziehen können, ist dies in der Regel unproblematisch. Erklären Sie Ihren Kunden die Situation und fahren Sie mit Schritt 3 fort.
• Privatkunden (B2C): Bei Privatkunden gestaltet sich dieser Prozess als sehr schwierig bis unmöglich. Ihre Kunden werden sich weigern, für bereits erhaltene Leistungen oder Waren eine höhere Rechnung mit Umsatzsteuer anzunehmen (idR. 10 oder 20 Prozent höher). Da Ihre Kunden nicht dazu verpflichtet sind und um die Kundenbeziehung nicht zu gefährden, raten wir Ihnen: Geben Sie in diesem Fall nach. Gehen Sie trotzdem mit Schritt 3 weiter und berücksichtigen Sie, dass Sie die zusätzliche Umsatzsteuer selbst bezahlen müssen.

Schritt 3: Stornieren Sie Ihre bereits bestehenden Rechnungen

Nachdem Sie die Situation mit Ihren Kunden abgeklärt haben, gehen Sie nun alle Rechnungen durch und stornieren Sie diese nach der Reihe (für jede Rechnung muss eine Storno-Rechnung ausgestellt werden).

Schritt 4: Stellen Sie Ihre Rechnung erneut aus

Stellen Sie alle Rechnungen erneut aus und kennzeichnen Sie auf diesen den Grund für die Neuausstellung. Zum Beispiel:

“Rechnung aufgrund Überschreitung der Umsatzgrenze für Kleinunternehmer inklusive Umsatzsteuer neu ausgestellt. Ursprüngliche Rechnung: RE-2024-014, Storno-Rechnung: RE-2024-017. Wir bedanken uns für Ihr Verständnis und Ihre Kooperation.”

Beachten Sie bei den neuen Rechnungen bitte Folgendes:

1. Ersetzen Sie die Steuernummer durch Ihre UID-Nummer, die Sie nach dem Wechsel zur Regelbesteuerung erhalten haben.
2. Weisen Sie die Umsatzsteuer auf der Rechnung klar und deutlich aus.
3. Entfernen Sie den Hinweis zur Kleinunternehmerregelung “Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG” von Ihren Rechnungen.

Schritt 5: Senden Sie Ihre neuen Rechnungen

Versenden Sie nun sowohl die Storno-Rechnung als auch die neue Rechnung an die Kunden, mit denen Sie dies im Voraus abgestimmt haben. Fügen Sie in einem kurzen Hinweis den Betrag (Differenz) hinzu, den Ihr Kunde nun nachzahlen muss.

Normalerweise wäre es üblich, den ursprünglichen Rechnungsbetrag an den Kunden zu erstatten und danach den gesamten neuen Betrag als Eingang auf Ihrem Konto zu erhalten. Unsere Erfahrung zeigt jedoch, dass Sie sich diesen lästigen Prozess mit Hin- und Herüberweisen sparen können.

Bitten Sie Ihren Kunden, nur die Differenz zur alten Rechnung (also die hinzugekommene Umsatzsteuer) zu überweisen. Dies sollte natürlich vorher mit Ihrem Kunden abgesprochen sein.

Die Kleinunternehmerregelung in Österreich für Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GesbR)

Auch Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GesbR) können in Österreich die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Die Regeln sind die gleichen wie in diesem Ratgeber beschrieben. Durch die Angabe der Steuernummer Ihrer GesbR in den Rechnungen sind Sie auf der sicheren Seite.

Ein besonders nützlicher Tipp für Kleinunternehmer 💡

Durch die sogenannte Pauschalierung für Kleinunternehmer können Sie Ihre Buchführung deutlich vereinfachen und möglicherweise Steuern sparen. Hier sind Sie nicht mehr verpflichtet, Ihre Ausgaben zu dokumentieren oder sie in der Einnahmen-Ausgaben Rechnung aufzulisten. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, steuerliche Vorteile zu nutzen und somit finanziell zu profitieren. Weitere Informationen finden Sie in unserem Ratgeber zur Kleinunternehmerpauschalierung in Österreich.

Stolperfalle für Kleinunternehmer: SVS und Sozialversicherung ⚠️

Die Sozialversicherung der Selbständigen (SVS) in Österreich arbeitet mit anderen Schwellenwerten als die Umsatzsteuerregelung für Kleinunternehmer. Da diese beiden Werte voneinander unabhängig sind, fassen wir sie hier nochmals übersichtlich zusammen. Kurz gesagt, gelten Sie in Bezug auf die SVS als Kleinunternehmer, wenn:

1. Ihr jährlicher Gewinn unter 6.010,92 € liegt oder
2. Ihr jährlicher Umsatz unter 35.000 € liegt

Das bedeutet, dass Sie sich beim Erreichen dieser Grenzen bei der SVS melden und höhere Beiträge leisten müssen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel zur Sozialversicherung für Kleinunternehmer der WKO.

Netto-Grenze für Kleinunternehmerregelung bald 40.000 €?

Im Jahr 2023 wurde die Grenze für die Kleinunternehmerpauschalierung von 35.000 € auf 40.000 € angehoben. Bedeutet dies auch eine Erhöhung der Netto-Grenze für die Kleinunternehmerregelung im Bereich der Umsatzsteuer? Vorerst leider nicht. Die Netto-Grenze für die Kleinunternehmerregelung bleibt nach wie vor bei 35.000 €.

📢 Neuigkeiten: Die Grenze für die Kleinunternehmerregelung wird am 1. Jänner 2025 von 35.000 € netto auf 55.000 € (brutto) angehoben.

Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer aus Österreich

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Rechtliche Hinweise und Informationen

Die Kleinunternehmerregelung in Österreich ist im § 6 Abs 1 Z 27 UStG festgelegt. Weitere Informationen dazu sind auf der Webseite des Unternehmensserviceportals verfügbar.