Pflichtangaben für Rechnungen in Österreich 2025

Pflichtangaben für Kleinbetragsrechnungen (bis 400,00 € brutto)

Rechnungen bis zu 400,00 € (brutto) gelten in Österreich als sogenannte Kleinbetragsrechnung. Sie erfordern deutlich weniger Pflichtangaben als normale Rechnungen:

1. Name und Anschrift Ihres Unternehmens
2. Ausstellungsdatum der Rechnung
3. Dienstleistungen/Produkte mit genauer Bezeichnung und Menge
4. Gesamtbetrag (brutto)
5. Steuersatz (USt.): Falls Sie Kleinunternehmer sind, nutzen Sie den Hinweis zur Steuerbefreiung: “Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG”
6. Lieferdatum/Leistungszeitraum: Alternativ kann der Hinweis “Rechnungsdatum ist gleich Liefer- bzw. Leistungsdatum” verwendet werden.

Ausnahmen: Wann ist eine Kleinbetragsrechnung nicht zulässig?

In bestimmten Fällen ist die Ausstellung einer Kleinbetragsrechnung auch bei einem Betrag unter 400,00 € nicht erlaubt. In diesen Situationen muss immer eine normale Rechnung mit allen Pflichtangaben ausgestellt werden:

• Versandhandel
• Rechnungen ins Ausland
• Innergemeinschaftliche Lieferungen
• Rechnungen mit Reverse Charge
• Auf ausdrücklichen Kundenwunsch: Verlangt der Kunde eine „normale“ Rechnung, muss diese ausgestellt werden.

Pflichtangaben für normale Rechnungen (ab 400,00 € brutto)

Für Rechnungsbeträge ab 400,00 € brutto sowie bei allen oben genannten Ausnahmen müssen Sie eine normale Rechnung ausstellen. Dabei gelten folgende Pflichtangaben:

1. Name und Anschrift Ihres Unternehmens
2. Ausstellungsdatum der Rechnung
3. Dienstleistungen/Produkte mit genauer Bezeichnung und Menge
4. Gesamtbetrag (brutto)
5. Steuersatz (USt.): Falls Sie Kleinunternehmer sind, können Sie stattdessen auch den Hinweis zur Steuerbefreiung nutzen: “Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG”
6. Lieferdatum/Leistungszeitraum: Alternativ können Sie auch den Hinweis “Rechnungsdatum ist gleich Liefer- bzw. Leistungsdatum” verwenden.
7. Fortlaufende Rechnungsnummer: mit eindeutige Kennzeichnung (Beispiel: RE-2025-003)
8. Name und Anschrift des Kunden
9. Ihre UID-Nummer: Sofern Sie umsatzsteuerpflichtig sind.
10. Gesamtbetrag (netto): Der Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer muss separat aufgeführt werden.
11. Separater Ausweis des Steuerbetrags: Wenn keine Steuern anfallen, muss stattdessen der Grund angegeben werden. Beispiele:
    • Innergemeinschaftlichen Lieferung: “Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 6 Abs. 1 UStG.”
    • Reverse Charge: “Die Umsatzsteuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über (Reverse Charge System gem. §19 UStG).”
    • Kleinunternehmerregelung: “Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG.”
12. UID-Nummer des Kunden: Bei Reverse Charge, innergemeinschaftlichen Lieferungen sowie Rechnungen über 10.000,00 €.

Besondere Hinweis für Kleinunternehmer

Seit dem 1. Jänner 2025 gelten für Kleinunternehmer vereinfachte Regeln:

• Solange Ihr Jahresumsatz die Grenze von 55.000,00 € nicht überschreitet, dürfen Sie unabhängig vom Rechnungsbetrag eine Kleinbetragsrechnung ausstellen.
• Bei Überschreitung der Umsatzgrenze bleibt die vereinfachte Rechnungsausstellung nur für Rechnungen bis 400,00 € (brutto) gültig.

Zusätzliche Pflichten für im Firmenbuch eingetragene Unternehmen

Wenn Ihr Unternehmen im Firmenbuch eingetragen ist (z.B. als GmbH oder e.U.), müssen Sie zusätzlich diese Angaben auf der Rechnung machen:

• Firmenname und Rechtsform
• Firmensitz
• Zuständiges Firmenbuchgericht
• Firmenbuchnummer

Rechnungsvorlage zum Download im Word-Format

Hier finden Sie kostenlose Rechnungsvorlagen im Word-Format. Die Muster sind bereits an die Pflichtangaben in Österreich angepasst und können einfach bearbeitet werden.