Pauschalierung für Kleinunternehmer ab 2025 einfach erklärt: Österreich
- Michael Leister
- Aktualisiert:
- Unternehmensratgeber
- Kleinunternehmer
Die Kleinunternehmerpauschalierung ist eine vereinfachte Methode zur Gewinnermittlung für Kleinunternehmer in Österreich. Bei der Pauschalierung können Kleinunternehmer ihren Gewinn pauschal berechnen, indem sie 20% bzw. 45% ihrer Einnahmen als Betriebsausgaben vom Umsatz abziehen. So wird der Verwaltungsaufwand reduziert und es können Kosten gespart werden.
Die Pauschalierung wurde mit Wirkung zum 1. Jänner 2025 vollständig überarbeitet, mit einer neuen Grenze von 55.000 € brutto. Hier finden Sie die älteren Informationen (bis 2024) zur Pauschalierung.
Voraussetzungen für die Kleinunternehmerpauschalierung
- Seit 2025: Sie überschreiten die maximale Umsatzgrenze von 55.000 € brutto nicht. Diese Grenze gilt auch für die Kleinunternehmerregelung.
- Wenn Sie die Grenze um bis zu 10 % überschreiten (also bis 60.500 € brutto), dürfen Sie die Kleinunternehmerpauschalierung im selben Kalenderjahr noch in Anspruch nehmen.
- Überschreiten Sie die Grenze um mehr als 10 %, können Sie die Pauschalierung im selben Jahr nicht mehr nutzen.
- In beiden oben genannten Fällen (Überschreitung von 55.000 €) sind sowohl die Pauschalierung als auch die Kleinunternehmerregelung (d.h. keine Ausweisung der Umsatzsteuer) im darauffolgenden Jahr nicht mehr anwendbar.
- Die Kleinunternehmerregelung und die Pauschalierung sind voneinander unabhängig. Das bedeutet: Wenn Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichten (= Umsatzsteuer ausweisen), können Sie trotzdem die Pauschalierung nutzen, solange Sie die genannten Umsatzgrenzen einhalten.
- Beachten Sie die Sperrfristen der Kleinunternehmerpauschalierung, wenn Sie freiwillig zu einer anderen Form der Gewinnermittlung wechseln.
Wann darf die Kleinunternehmerpauschalierung verwendet werden? Beispiele für die Verwendung
Beispiel 1: Keine Überschreitung der Umsatzgrenze
Der Unternehmer bleibt im Jahr 2025 unter der Umsatzgrenze von 55.000 €.- Im Jahr 2025 kann die Pauschalierung verwendet werden.
- Der Unternehmer bleibt im Jahr 2025 von der Umsatzsteuer befreit (= Kleinunternehmerregelung).
- Auch im Jahr 2026 ist der Unternehmer nicht umsatzsteuerpflichtig und kann die Kleinunternehmerpauschalierung weiter nutzen.
Beispiel 2: Umsatz unter der 10 %-Grenze
Der Umsatz des Unternehmers liegt im Jahr 2025 zwischen 55.000,01 € und 60.500,00 €. Der Unternehmer überschreitet somit die Grenze, bleibt aber innerhalb der 10 %-Toleranzregelung.
- Im Jahr 2025 kann die Pauschalierung verwendet werden.
- Der Unternehmer bleibt im Jahr 2025 von der Umsatzsteuer befreit (= Kleinunternehmerregelung).
- Für das Jahr 2026 wird er umsatzsteuerpflichtig. Die Kleinunternehmerpauschalierung kann nicht mehr genutzt werden.
Beispiel 3: Umsatz über der 10 %-Grenze
Der Unternehmer steht im Oktober 2025 bei einem Umsatz von 50.000 €. Im November erzielt er zusätzliche 15.000 € Umsatz. Der Gesamtumsatz beträgt 65.000 € und überschreitet damit die 10 %-Grenze.
- Der Umsatz von den ersten 50.000 € bleibt umsatzsteuerfrei.
- Der Umsatz von 15.000 € und alle weiteren Umsätze in 2025 wird umsatzsteuerpflichtig.
- Für das Jahr 2025 kann die Kleinunternehmerpauschalierung nicht verwendet werden.
- Für das Jahr 2026 ist der Unternehmer ebenfalls umsatzsteuerpflichtig. Die Kleinunternehmerpauschalierung kann nicht mehr genutzt werden.
Deckelung der maximalen Kleinunternehmerpauschalierung
Seit 1. Jänner 2025 gelten für die Pauschalierung für Kleinunternehmer folgende Prozentsätze und Maximalbeträge:
| Unternehmen | Pauschale | Maximal Betrag |
|---|---|---|
| Warenumsätze | 45% | 24.750,00 € |
| Dienstleistungen | 20% | 11.000,00 € |
Wenn ein Betrieb nicht ausschließlich Dienstleistungen erbringt, entscheidet die Tätigkeit mit den höheren Betriebseinnahmen über den Pauschalsatz.
Wann ist die Kleinunternehmerpauschalierung hilfreich?
Die Kleinunternehmerpauschalierung kann besonders nützlich sein, wie wir anhand eines Praxisbeispiels des Softwareentwicklers Lukas erklären wollen. Lukas hat viele kleine Ausgaben, wie zum Beispiel seine Handyrechnung und Kosten für Programme wie Word. Anstatt jede Rechnung zu sammeln und alle Ausgaben genau aufzulisten, kann Lukas einfach sagen, dass er 20 % seines Umsatzes pauschal als Ausgaben verwenden möchte (20% da sein Unternehmen als Dienstleistungsbetrieb gilt). Es spielt keine Rolle, ob seine tatsächlichen Ausgaben niedriger sind.
Angenommen, Lukas erzielte in diesem Jahr einen Umsatz von 20.000 €. Er kann mithilfe der Kleinunternehmerpauschalierung nun einfach angeben, dass er Ausgaben in Höhe von 4.000 € hatte. Das erspart ihm viel Verwaltungsaufwand, da er nicht jede Rechnung einzeln sammeln muss. Und es wird noch besser: Wenn Lukas tatsächlich weniger als 4.000 € Ausgaben in diesem Jahr hatte, profitiert er davon doppelt. Denn: Die pauschal angenommenen Kosten werden automatisch als Ausgaben betrachtet, somit muss er von diesem Betrag auch keine Sozialversicherung oder Einkommensteuer abführen. Alle tatsächlichen Ausgaben müssen von den bereits versteuerten Einnahmen (plus den unversteuerten pauschalen 20 %-Ausgaben) beglichen werden.
Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten und die kleine oder große Arbeitsplatzpauschale nutzen, können Sie auch diese zusätzlich zur Pauschalierung vom Gewinn abziehen. Gleiches gilt für eine nicht übertragbare Wochen-, Monats- oder Jahreskarte für öffentliche Verkehrsmittel. Es muss jedoch glaubhaft gemacht werden können, dass eine betriebliche Nutzung stattfindet.
Die Vorteile der Kleinunternehmerpauschalierung
- Verwaltungsvereinfachung:
- Es muss kein Wareneingangsbuch geführt werden.
- Keine Verpflichtung zur Dokumentation der Ausgaben.
- Keine Verpflichtung zur Führung eines Anlagenverzeichnisses.
- Mögliche Steuererleichterung: Unter den hier erklärten Umständen kann es sein, dass Sie mit der Kleinunternehmerpauschalierung viel Geld sparen.
Welche weiteren Kosten können abgezogen werden, um den Gewinn zu verringern?
- Pflichtversicherungsbeiträge (Sozialversicherung)
- Grundfreibetrag (seit 2024 15%, maximal 4.950,00 €)
- Kleine (300 €) und große Arbeitsplatzpauschale (1.200 €)
- 50 % der Kosten für Öffi-Ticket
- Reise- und Fahrtkosten: Soweit ein Kostenersatz in gleicher Höhe gegenübersteht, können diese in tatsächlicher Höhe abgezogen werden. Mit Reise- und Fahrtkosten verringern sie aber auch die Bemessungsgrundlage für die pauschalen Betriebsausgaben. Beispiel: Die Anfahrtskosten sind separat auf der Rechnung aufgeführt und der Auftraggeber bezahlt diese.
Pauschalierung für Kleinunternehmer mit mehreren Betrieben
Die Pauschalierung ist möglich, solange die Gesamtumsätze aller Betriebe zusammen die Grenze von 55.000 € nicht überschreiten. Bleiben die Umsätze unter der Grenze, können Sie frei wählen, ob und für welche Betriebe Sie die Pauschalierung nutzen.
Übersteigen die betrieblichen Umsätze jedoch die Grenze, kann die Pauschalierung für keinen Betrieb angewendet werden.
Einkünfte aus Vermietung gelten nicht als Betriebseinnahmen und zählen daher nicht zur Umsatzgrenze.
Beispiel
Max betreibt zwei Unternehmen: einen Online-Shop für Elektronik und eine freiberufliche Tätigkeit als Grafikdesigner. Der Online-Shop erzielt einen Umsatz von 20.000 €, die Tätigkeiten als Grafikdesigner erzielen einen Umsatz von 15.000 €.
Da der Gesamtumsatz von 35.000 € unter der Grenze von 55.000 € liegt, kann Max frei wählen, ob er die Pauschalierung für keinen, einen oder beide Betriebe anwendet.
Kleinunternehmerpauschalierung bei Personengesellschaften (wie z.B. OG)
Auch Personengesellschaften wie OG oder GesbR können die Pauschalierung anwenden. Dabei gilt die Umsatzgrenze von 55.000 € für die gesamte Personengesellschaft und nicht für einzelne Mitunternehmer.
Beispielrechnung mit der Kleinunternehmerpauschalierung 2024
In unserem Beispiel nehmen wir an, dass ein Dienstleistungsbetrieb 30.000,00 € Umsatz im Jahr 2024 erwirtschaftet, die Ausgaben belaufen sich auf 3.000,00 €. Auf den ersten Blick lässt sich durch die Kleinunternehmerpauschalierung eine Ersparnis von 4.178,07 € erzielen. Jedoch ist Vorsicht geboten: Davon müssen noch die Ausgaben abgezogen werden. Diese belaufen sich auf 3.000,00 €, wodurch sich eine Gesamtersparnis von 1.178,07 € ergibt. Wenn Sie nicht von der Kleinunternehmerregelung für die Umsatzsteuer Gebrauch machen, haben Sie im besten Fall die Möglichkeit, noch 20% USt. der 3.000,00 € zurückzuerhalten, was 500,00 € entspräche. Insgesamt würde sich die maximale Ersparnis in diesem Fall auf 678,07 € belaufen.
Das zeigt: Je weniger Ausgaben Sie haben, desto mehr können Sie von der Pauschalierung profitieren.
| Pauschalierung (20%) | E/A Rechnung | |
|---|---|---|
| Umsatz | 30.000,00 € | 30.000,00 € |
| Ausgaben | - | -3.000,00 € |
| Pauschalierung | -6.000,00 € | - |
| Sozialversicherung (26,83 %) | -6.439,20 € | -7.244,10 € |
| Unfallversicherung | -144,84 € | -144,84 € |
| Gewinn | 17.415,96 € | 19.611,06 € |
| Grundfreibetrag 15 % | -2.612,39 € | -2.941,66 € |
| weitere Grundlage für die Berechnung | 14.803,57 € | 16.669,40 € |
| Einkommensteuer mit 2025 Tarif | -299,11 € | -672,28 € |
| weitere Grundlage für die Berechnung | 14.504,46 € | 15.997,12 € |
| Netto-Betrag | 23.116,85 € | 18.938,78 € |
Lassen Sie uns nun ein Beispiel betrachten, bei dem wir alle Grenzen optimal nutzen und keine Ausgaben haben:
| Pauschalierung (20%) | E/A Rechnung | |
|---|---|---|
| Umsatz | 55.000,00 € | 55.000,00 € |
| Ausgaben | - | 0,00 € |
| Pauschalierung | -11.000,00 € | - |
| Sozialversicherung (26,83 %) | -11.805,20 € | -14.756,50 € |
| Unfallversicherung | -144,84 € | -144,84 € |
| Gewinn | 32.049,96 € | 40.098,66 € |
| Grundfreibetrag 15 % | -4.807,49 € | -4.950,00 € |
| weitere Grundlage für die Berechnung | 27.242,47 € | 35.148,66 € |
| Einkommensteuer mit 2025 Tarif | -3.349,44 € | -5.721,30 € |
| weitere Grundlage für die Berechnung | 23.893,03 € | 29.427,36 € |
| Netto-Betrag | 39.700,52 € | 34.377,36 € |
In diesem extremen Beispiel, bei einem Umsatz von 55.000,00 € und keinerlei Ausgaben, könnten Sie durch die Verwendung der Pauschalierung 5.323,16 € mehr auf Ihrem Konto haben, im Vergleich zur herkömmlichen Einnahmen-Ausgaben Rechnung.
Wichtiger Hinweis: Sperrfristen der Kleinunternehmerpauschalierung
Sie können frei wählen, ob Sie die Kleinunternehmerpauschalierung nutzen möchten oder nicht.
Nach einem freiwilligen Wechsel von der Pauschalierung für Kleinunternehmer zu einer anderen Form der Gewinnermittlung (z.B. Einnahmen Ausgaben Rechnung) kann die Pauschalierung erst nach 3 Wirtschaftsjahren wieder in Anspruch genommen werden.
Die Überschreitung der 10 % Umsatzgrenze gilt nicht als freiwilliger Wechsel. Im darauffolgenden Jahr ist die Pauschalierung nicht möglich. Ab dem übernächsten Jahr kann sie jedoch wieder genutzt werden, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.
Wenn Sie von der Basispauschalierung (§ 17 Abs. 1 EStG) zur Pauschalierung für Kleinunternehmer wechseln und anschließend die Umsatzgrenze überschreiten, können Sie ohne Sperrfrist wieder zur Basispauschalierung zurückkehren.
Fazit: Kleinunternehmerpauschalierung
Die Kleinunternehmerpauschalierung ist besonders für kleine Unternehmen und Selbstständige nützlich, die viele kleine Ausgaben haben oder insgesamt weniger Ausgaben als den angenommenen Pauschalbetrag haben. Sie bietet eine attraktive Möglichkeit, ihre steuerlichen Verpflichtungen zu vereinfachen, finanziell zu entlasten und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Falls Sie die Grenze zur Kleinunternehmerregelung überschreiten, haben Sie die Möglichkeit, stattdessen die Basispauschalierung zu nutzen, die bei 12% (bzw. in Ausnahmefällen bei 6%) liegt.
Häufig gestellte Fragen zur Kleinunternehmerpauschalierung
Was ist die Pauschalierung für Kleinunternehmer?
Die Pauschalierung ist eine steuerliche Vereinfachung für Kleinunternehmer in Österreich. Sie ermöglicht eine einfachere Gewinnermittlung und reduziert die Verwaltungspflichten.
Wie wird der Gewinn bei der Pauschalierung ermittelt?
Der Gewinn ergibt sich aus der Differenz der Betriebseinnahmen und den pauschal ermittelten Betriebsausgaben. Die Pauschale beträgt 20 % bei Dienstleistungsbetrieben und 45 % für produzierende Unternehmen.
Gibt es Besonderheiten bei Personengesellschaften?
Ja, auch Personengesellschaften (z.B. OG, GesbR) können die Pauschalierung nutzen. Die Umsatzgrenze von 55.000 € bezieht sich auf die gesamte Personengesellschaft, nicht auf einzelne Mitunternehmer.
Kann ich frei wählen, ob ich die Pauschalierung nutze?
Ja, Kleinunternehmer haben die Wahl, die Pauschalierung zu nutzen oder eine andere Gewinnermittlungsmethode (z.B. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) zu verwenden. Ein Wechsel zur Pauschalierung ist nach einem freiwilligen Wechsel erst nach Ablauf von 3 Wirtschaftsjahren wieder möglich.
Wie erfolgt die Geltendmachung der Pauschalierung in der Steuererklärung?
Die Pauschalierung kann im Formular E1a-K der Steuererklärung angegeben werden.
Welche Wahlmöglichkeiten habe ich, wenn ich mehrere Betriebe habe?
Wenn Sie mehrere Betriebe haben, können Sie frei wählen, ob und für welche Betriebe Sie die Pauschalierung anwenden möchten. Wichtig ist, dass die Gesamtumsätze aller Betriebe zusammen die Grenze von 55.000 € nicht überschreiten.
Michael ist Gründer von kalkül. Er hat es sich zur Aufgabe gemacht, das Leben von österreichischen Klein- und Einzelunternehmer zu vereinfachen.