Mahnung schreiben 2025 in Österreich

Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist ein Dokument, das an einen Kunden gesendet wird, der eine überfällige Zahlung noch nicht beglichen hat. Sie soll den Kunden an seine Zahlungsverpflichtung erinnern und ihn zur Begleichung des offenen Betrags auffordern.

Wann sollte man eine Mahnung schreiben?

Es existieren keine festgelegten rechtlichen Vorgaben bezüglich des Zeitpunkts oder der Anzahl von Mahnungen, die versendet werden müssen. Es ist gesetzlich nicht erforderlich, überhaupt eine Mahnung zu schreiben. Wenn die Zahlung fällig ist und nicht geleistet wird, kann auch sofort auf Zahlung des Kaufpreises oder Entgelts geklagt werden.

Wenn Sie den Betrag direkt einklagen oder ein Inkassounternehmen beauftragen, kann sich das allerdings negativ auf die Kundenbeziehung auswirken. Daher ist es ratsam, trotzdem Mahnungen zu schreiben und gerichtliche Maßnahmen nur im äußersten Notfall zu ergreifen.

Das Mahnverfahren besteht in der Regel aus mehreren Stufen. Die erste Stufe ist die Zahlungserinnerung, sie wird oft auch statt der ersten Mahnung gesendet. Sie dient dazu, den Kunden höflich an die offene Rechnung zu erinnern. In der Zahlungserinnerung wird die Fälligkeit der Zahlung nochmals genannt und eine angemessene Frist zur Begleichung der offenen Beträge gesetzt. Es ist wichtig, in diesem Schreiben eine freundliche und respektvolle Tonlage zu wählen, um die Kundenbeziehung nicht zu belasten. Wenn auch die zweite oder sogar die dritte Mahnung unbeantwortet bleibt, sollte ein Mahnverfahren eingeleitet werden.

Für das Versenden von Mahnungen sind folgende Zeiträume üblich:

• Zahlungserinnerung: Nach 3 bis 7 Tagen ohne Zahlungseingang
• 1. Mahnung: Nach 10 bis 14 Tagen ohne Zahlungseingang
• 2. Mahnung: Nach 21 bis 28 Tagen ohne Zahlungseingang
• 3. Mahnung: Nach weiteren 7 bis 10 Tagen ohne Zahlungseingang

Mahndatum berechnen mit Mahndatum-Rechner 🧮

Basierend auf unseren Empfehlungen aus dem vorherigen Kapitel können Sie hier die Fälligkeitsdaten für die verschiedenen Mahnstufen berechnen. Alles, was Sie tun müssen, ist das Fälligkeitsdatum Ihrer Rechnung einzugeben und auf “Berechnen” zu klicken.

Verzugszinsen & Mahngebühren Rechner 🧮

Welche Angaben sollten auf einer Mahnung stehen?

Eine Mahnung muss keine bestimmten Formvorschriften erfüllen, da es keine rechtliche Grundlage gibt. Eine vollständige und präzise Mahnung erleichtert die Abwicklung des Zahlungsvorgangs und minimiert mögliche Missverständnisse. Wenn Sie eine Mahnung schreiben, sollten Sie folgende Angaben machen:

1. Die Mahnung sollte klar und deutlich als “Mahnung” gekennzeichnet sein
2. Name und Adresse von Ihrem Unternehmen (Gläubiger)
3. Name und Adresse Ihres Kunden (Schuldner)
4. Datum zum Zeitpunkt der Mahnungsausstellung
5. Bezugnehmende Rechnungs- oder Vertragsnummer und Ausstellungsdatum
6. Höhe der ausstehenden Zahlung
7. Höhe der Verzugszinsen
8. Höhe der Mahngebühren
9. Fälligkeitsdatum der ursprünglichen Rechnung
10. Ihre Bankverbindung (Gläubiger)
11. Ihre Angaben zur Umsatzsteuerpflicht, Steuernummer oder USt ID

Wie schreibt man eine Mahnung?

Wenn Sie eine Mahnung schreiben können Sie für jede Mahnstufe einen individuellen Text nach Belieben verfassen. Dabei ist es jedoch wichtig, einen angemessenen und professionellen Tonfall zu wählen. Im nächsten Abschnitt bieten wir konkrete Vorlagen und Muster an, die Sie direkt übernehmen können.

Mahnung Vorlage Österreich

Bitte beachten Sie, dass diese Vorlagen lediglich als Orientierung dienen und nach Ihren individuellen Bedürfnissen bearbeitet und angepasst werden können. Es ist wichtig, den Text zusammen mit der entsprechenden Mahnung als PDF-Dokument beizufügen. Im Folgenden finden Sie die Textvorschläge für die verschiedenen Mahnungen:

Vorlage Zahlungserinnerung Österreich

1. Mahnung Vorlage Österreich

2. Mahnung Vorlage Österreich

3. Mahnung Vorlage Österreich

Wie formuliert man eine Mahnung?

Der Ton sollte bestimmt, aber höflich sein. Es ist wichtig, dass der Kunde versteht, dass es sich um eine ernsthafte Angelegenheit handelt. Gleichzeitig sollte aber auch Respekt und Professionalität gewahrt werden. Durch die Verwendung eines passenden Tonfalls können Sie einerseits den Ernst der Situation vermitteln und andererseits die Kundenbeziehung nicht unnötig belasten.

Wenn Sie die Mahnung schreiben, sollten Sie Folgendes beachten:

• Höflichkeit: Behalten Sie stets einen höflichen und respektvollen Ton bei. Kunden können aus verschiedenen Gründen in Zahlungsverzug geraten. Es ist wichtig, dies zu berücksichtigen, während Sie dennoch Ihren Anspruch auf die Zahlung deutlich machen.
• Klarheit: Schreiben Sie Ihre Mahnungen präzise und eindeutig, damit der Kunde die Situation und die erforderlichen Maßnahmen klar nachvollziehen kann. Geben Sie deutlich an, welcher Betrag fällig ist, bis wann er zu begleichen ist und welche Konsequenzen bei weiterem Zahlungsverzug drohen.
• Freundliche Erinnerung: Beginnen Sie gegebenenfalls mit einer freundlichen Erinnerung an die ausstehende Zahlung und weisen Sie darauf hin, dass Sie das Vertrauen in eine positive und rechtzeitige Erledigung des Anliegens setzen.
• Eskalation: Falls eine Zahlung trotz vorheriger Mahnung ausbleibt, können Sie den Tonfall in den weiteren Mahnstufen schrittweise ernster gestalten. Dennoch ist es wichtig, auch hier den professionellen Charakter zu wahren.
• Rechtliche Hinweise: Fügen Sie, falls erforderlich, relevante rechtliche Hinweise hinzu. Beispielsweise den Verweis auf Verzugszinsen oder mögliche rechtliche Konsequenzen. Stellen Sie sicher, dass diese Informationen korrekt und klar verständlich sind.

Wie viele Verzugszinsen und Mahngebühren darf man berechnen?

Je nachdem, ob es sich um einen Geschäftsabschluss mit einer Privatperson (B2C) oder mit einem Unternehmen (B2B) handelt, dürfen unterschiedlich hohe Gebühren berechnet werden.

Höhe der Mahngebühren

Im folgenden Schnellüberblick erhalten Sie eine Zusammenfassung. Detailliertere Informationen finden Sie in den folgenden Kapiteln.

Mahngebühren B2B

Handelt es sich um ein Geschäft zwischen Unternehmern, so sind diese durch das Zahlungsverzugsgesetz geregelt. Sie sind bei Zahlungsverzug berechtigt, eine Pauschale in Höhe von 40,00 € pro Mahnung zu verrechnen.

Mahngebühren B2C

Für das Schreiben einer Mahnung gibt es für Privatpersonen keine festgelegten Regeln zur Berechnung von Mahngebühren. Es empfiehlt sich jedoch, sich an den üblichen Richtwerten von 2,50 € bis 5,00 € (pro Mahnung) zu orientieren. Im Gegensatz zu Geschäften mit Unternehmen dürfen Sie im Falle von Privatpersonen nur die tatsächlich angefallenen Kosten für Material und Versand auf den Rechnungsbetrag aufschlagen. Wenn Ihnen nachweislich höhere Kosten entstanden sind, können Sie diese natürlich ebenfalls in Rechnung stellen.

Verzugszinsen

Verzugszinsen B2B

Für den Zahlungsverzug gelten bei Geschäften zwischen Unternehmen gesetzlich festgelegte Verzugszinsen, die 9,2 % über dem aktuellen österreichischen Basiszinssatz liegen. Der aktuelle Basiszinssatz kann auf der Website der österreichischen Notenbank abgerufen werden. Verzugszinsen werden abhängig von der Besteuerungsart Ihres Unternehmens berechnet. Wenn Sie die Soll-Besteuerung verwenden, werden die Verzugszinsen auf Grundlage des Bruttobetrags der Rechnung berechnet. Bei Verwendung der Ist-Besteuerung müssen die Verzugszinsen jedoch auf Grundlage des Nettobetrags der Rechnung berechnet werden.

Beispiel: Für Rechnungen, die nach dem 1. Jänner 2025 ausgestellt wurden und sich im Verzug befinden, können Verzugszinsen in Höhe von 11,73 % auf den ausstehenden Betrag in der Mahnung angegeben werden.

Verzugszinsen B2C

Geschäfte mit Privatpersonen unterliegen gesetzlich festgelegten Verzugszinsen von 4 % pro Jahr. Verzugszinsen werden abhängig von der Besteuerungsart Ihres Unternehmens berechnet. Wenn Sie die Soll-Besteuerung verwenden, werden die Verzugszinsen auf Grundlage des Bruttobetrags der Rechnung berechnet. Bei Verwendung der Ist-Besteuerung müssen die Verzugszinsen jedoch auf Grundlage des Nettobetrags der Rechnung berechnet werden.

Beispielrechnung Mahngebühren

In diesem Beispiel analysieren wir eine Rechnung über 10.000,00 € mit den aktuellen Verzugszinsen für Unternehmen. Die Rechnung ist seit 30 Tagen überfällig. Bitte passen Sie die Werte an, falls Sie eine andere Berechnung durchführen möchten. Achten Sie darauf, dass bei der Berechnung für Privatpersonen die Mahngebühren (3,50 €) und der Zinssatz (gesamt 4 %) entsprechend angepasst werden müssen.

Lassen Sie uns nun ein Beispiel Schritt für Schritt durchgehen:

1. Ermitteln Sie den Prozentsatz der Verzugszinsen:
   Aktuell (Stand Jänner 2025) liegen diese bei 9,2 % + 2,53 % Basiszinssatz, also bei insgesamt 11,73 %
2. Ermitteln Sie den Zinsfaktor pro Tag:
   11.73 / 100 / 365 Tage = 0.000321 (gerundet)
3. Multiplizieren Sie den Zinsfaktor mit der ausstehenden Rechnungssumme von 10.000,00 €, um die genauen Verzugszinsen pro Tag zu erhalten:
   10.000,00 € x 0.000321 = 3,21 €
4. Berechnen Sie die gesamten Verzugszinsen für den Verzugszeitraum, indem Sie die täglich anfallenden Verzugszinsen mit den 30 Tagen multiplizieren:
   3,21 € x 30 Tage = 96,30 €
5. Addieren Sie nun die Mahngebühr und die Verzugszinsen:
   96,30 € Verzugszinsen + 40,00 € Mahngebühr = 136,30 €

Sie sind also berechtigt, bei einer Rechnungssumme von 10.000,00 €, die seit 30 Tagen im Zahlungsverzug ist, zusätzlich 136,30 € zu verrechnen. Sie können auch unseren automatischen Rechner für Verzugszinsen verwenden, um eine schnelle und genaue Berechnung vorzunehmen. Alternativ können Sie die Berechnung von Verzugszinsen und Mahngebühren auch mithilfe unseres Rechnungsprogrammes kalkül durchführen. Dieses benachrichtigt Sie automatisch, sobald eine Rechnung im Zahlungsverzug ist und führt alle Gebührenberechnungen automatisch durch.

Wie werden die Mahngebühren und Verzugszinsen versteuert?

Sie sind nicht verpflichtet, Steuern auf Mahngebühren und Verzugszinsen zu erheben oder diese separat in Ihrer Buchhaltung auszuweisen. Das bedeutet, dass alle Einnahmen, die Sie aus diesen Gebühren und Zinsen erzielen, ohne Steuerabgaben direkt Ihrem Unternehmen zugutekommen. Das liegt daran, dass diese Gebühren als Entschädigung für den zusätzlichen Aufwand und die Kosten dienen.

Die letzte Option: Der Einsatz von Inkassounternehmen oder Rechtsanwälten

Inkassounternehmen können eine Option sein, wenn Zahlungen trotz Mahnungen nicht beglichen werden. Sie kennen die rechtlichen Vorgaben und wissen, wie sie mit säumigen Zahlern umgehen müssen. Zudem verfügen sie oft über ein breites Netzwerk an Kontakten und können effektive Maßnahmen ergreifen, um die offene Forderung einzutreiben.

Es ist zu beachten, dass die Beauftragung von Inkassounternehmen oder Rechtsanwälten mit Kosten verbunden ist. Diese Kosten können je nach Höhe der offenen Forderung und dem Umfang der beauftragten Dienstleistungen variieren. Es ist daher ratsam, im Vorfeld die Kosten und das Erfolgsrisiko abzuwägen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Einsatz von Inkassounternehmen oder Rechtsanwälten eine letzte Option darstellt, um offene Forderungen einzutreiben. Diese Experten können auf professionelle Weise den Forderungseinzug übernehmen und gegebenenfalls rechtliche Schritte einleiten, um die Zahlung durchzusetzen. Dennoch sollte vorab genau geprüft werden, ob sich der Einsatz solcher Dienstleister in Bezug auf die Kosten und Erfolgsaussichten lohnt.

Wie kann ich Zahlungsverzögerungen in Zukunft vermeiden?

Um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden, sollten Unternehmen ihre Rechnungsstellung und Mahnprozesse optimieren. Eine klare und verständliche Rechnungsstellung sowie regelmäßige Überprüfung der Zahlungseingänge können dazu beitragen, Zahlungsverzögerungen zu minimieren.

Fazit: Mahnung schreiben

Wenn Sie eine Mahnung schreiben, ist eine effektive Kommunikation und das notwendige Feingefühl von großer Bedeutung. Eine gut strukturierte Zahlungserinnerung kann dazu beitragen, offene Forderungen einzutreiben und gleichzeitig die Kundenbeziehung zu wahren. Sollte eine Zahlungserinnerung nicht erfolgreich sein, kann eine zweite Mahnung mit Nachdruck versendet werden. Dabei ist es wichtig, die Konsequenzen bei Nichtzahlung deutlich zu machen. Im Falle von anhaltendem Zahlungsverzug können rechtliche Schritte wie ein Mahnverfahren oder die Zusammenarbeit mit einem Inkassounternehmen erforderlich sein. Durch klare Zahlungsbedingungen, offene Kommunikation und den Aufbau einer positiven Kundenbeziehung können Unternehmen dazu beitragen, Mahnungen zu vermeiden und ihre Liquidität sowie Reputation zu schützen. Mit unserem Rechnungsprogramm kalkül helfen wir Ihnen mit dem gesamten Mahnwesen – und das absolut kostenlos.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Mahnung schreiben