Rechnung schreiben, Zahlungsausfall, Mahnung schreiben – besonders die letzten beiden Punkte sind unangenehme Angelegenheiten. Wenn Sie hier gelandet sind, haben Sie wahrscheinlich mit einem Zahlungsverzug zu kämpfen. Wir informieren Sie über alles, was Sie beim Schreiben einer Mahnung wissen müssen.
Hinweis: Dieser Artikel wurde speziell für Österreich verfasst und basiert auf den Informationen der Wirtschaftskammer Österreich (WKO).
Was ist eine Mahnung?
Eine Mahnung ist ein Dokument, das an einen Kunden gesendet wird, der eine überfällige Zahlung noch nicht beglichen hat. Sie soll den Kunden an seine Zahlungsverpflichtung erinnern und ihn zur Begleichung des offenen Betrags auffordern.
Wann sollte man eine Mahnung schreiben? 📆
Es existieren keine festgelegten rechtlichen Vorgaben bezüglich des Zeitpunkts oder der Anzahl von Mahnungen, die versendet werden müssen. Es ist gesetzlich nicht erforderlich, überhaupt eine Mahnung zu schreiben. Wenn die Zahlung fällig ist und nicht geleistet wird, kann auch sofort auf Zahlung des Kaufpreises oder Entgelts geklagt werden.
Wenn Sie den Betrag direkt einklagen oder ein Inkassounternehmen beauftragen, kann sich das allerdings negativ auf die Kundenbeziehung auswirken. Daher ist es ratsam, trotzdem Mahnungen zu schreiben und gerichtliche Maßnahmen nur im äußersten Notfall zu ergreifen.
Das Mahnverfahren besteht in der Regel aus mehreren Stufen. Die erste Stufe ist die Zahlungserinnerung, sie wird oft auch statt der ersten Mahnung gesendet. Sie dient dazu, den Kunden höflich an die offene Rechnung zu erinnern. In der Zahlungserinnerung wird die Fälligkeit der Zahlung nochmals genannt und eine angemessene Frist zur Begleichung der offenen Beträge gesetzt. Es ist wichtig, in diesem Schreiben eine freundliche und respektvolle Tonlage zu wählen, um die Kundenbeziehung nicht zu belasten. Wenn auch die zweite oder sogar die dritte Mahnung unbeantwortet bleibt, kann ein Mahnverfahren eingeleitet werden.
Für den zeitlichen Rahmen bei der Mahnungserstellung schlagen wir folgende Zeiträume vor:
- Zahlungserinnerung: Nach 3 bis 7 Tagen ohne Zahlungseingang
- Erste Mahnung: Nach 10 bis 14 Tagen ohne Zahlungseingang
- Zweite Mahnung: Nach 21 bis 28 Tagen ohne Zahlungseingang
- Dritte Mahnung: Nach weiteren 7 bis 10 Tagen ohne Zahlungseingang
Zahlungserinnerung
Nach 3 bis 7 Tagen
Freundlich und erinnernd
1. Mahnung
Nach 10 bis 14 Tagen
Höflich, aber bestimmt
2. Mahnung
Nach 21 bis 28 Tagen
Ernst, aber respektvoll
3. Mahnung
Nach weiteren 7 bis 10 Tagen
Nachdrücklich, unmissverständlich
Unsere Erfahrung zeigt: Es ist sinnvoll, unmittelbar nach Eintritt des Zahlungsverzugs eine kundenfreundliche Zahlungserinnerung zu versenden. Diese Erinnerung dient lediglich dazu, den Kunden an die ausstehende Zahlung zu erinnern und beinhaltet weder Mahngebühren noch Verzugszinsen. Auf diese Weise möchten wir sicherstellen, dass es sich nicht um ein Missverständnis handelt, wie beispielsweise eine verloren gegangene E-Mail.
Mahndatum berechnen mit Mahndatum-Rechner 🧮
Basierend auf unseren Empfehlungen aus dem vorherigen Kapitel können Sie hier die Fälligkeitsdaten für die verschiedenen Mahnstufen berechnen. Alles, was Sie tun müssen, ist das Fälligkeitsdatum Ihrer Rechnung einzugeben und auf “Berechnen” zu klicken.
| Mahntyp | Wann Mahnung schreiben? |
|---|---|
| Zahlungserinnerung | |
| 1. Mahnung | |
| 2. Mahnung | |
| 3. Mahnung |
Verzugszinsen & Mahngebühren Rechner 🧮
| Art des Geschäfts | |
| Gesamt | |
| Erklärung |
Wir unterstützen Sie bei der Erstellung von Mahnungen. Außerdem werden Sie automatisch benachrichtigt, sobald eine Rechnung im Zahlungsverzug ist.
Welche Angaben sollten auf einer Mahnung stehen?
Eine Mahnung muss keine bestimmten Formvorschriften erfüllen, es gibt hier keine rechtliche Grundlage. Eine vollständige und präzise Mahnung erleichtert die Abwicklung des Zahlungsvorgangs und minimiert mögliche Missverständnisse. Wenn Sie eine Mahnung schreiben, sollten Sie folgende Angaben machen:
- Die Mahnung sollte klar und deutlich als “Mahnung” gekennzeichnet sein
- Name und Adresse von Ihrem Unternehmen (Gläubiger)
- Name und Adresse Ihres Kunden (Schuldner)
- Datum zum Zeitpunkt der Mahnungsausstellung (Mahndatum Rechner)
- Bezugnehmende Rechnungs- oder Vertragsnummer und Ausstellungsdatum
- Höhe der ausstehenden Zahlung
- Höhe der Verzugszinsen (Verzugszinsen Rechner)
- Höhe der Mahngebühren (Mahngebühren Rechner)
- Fälligkeitsdatum der ursprünglichen Rechnung
- Ihre Bankverbindung (Gläubiger)
- Ihre Angaben zur Umsatzsteuerpflicht, Steuernummer oder USt ID
Wie schreibt man eine Mahnung?
Wenn Sie eine Mahnung schreiben können Sie für jede Mahnstufe einen individuellen Text nach Belieben verfassen. Dabei ist es jedoch wichtig, einen angemessenen und professionellen Tonfall zu wählen. In unserem Rechnungsprogramm kalkül bieten wir beispielsweise die Option, aus einer Zahlungserinnerung sowie drei verschiedene Mahnstufen zu wählen.
Mahnung schreiben: Vorlagen und Muster für Österreich 📄
Sie müssen nun also eine Mahnung schreiben. Hier bieten wir Ihnen einige Textvorschläge an. Bitte beachten Sie, dass diese Vorschläge lediglich als Orientierung dienen und nach Ihren individuellen Bedürfnissen bearbeitet und angepasst werden können. Es ist wichtig, den Text zusammen mit der entsprechenden Mahnung als PDF-Dokument beizufügen. Im Folgenden finden Sie die Textvorschläge für die verschiedenen Mahnungen:
Zahlungserinnerung
Sehr geehrte Damen und Herren,
höflichst möchte ich Sie darauf hinweisen, dass Sie mit der Bezahlung des in der Rechnung Nr. RE-2024-003 ausgewiesenen Betrages in Höhe von 3.500,00 € in Zahlungsverzug geraten sind.
Bitte überweisen Sie den noch ausstehenden Betrag auf unser Konto. Sollten Sie den Betrag bereits beglichen haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
kalkül
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Erste Mahnung
Sehr geehrte Damen und Herren,
unsere Unterlagen zeigen, dass die Rechnung Nr. RE-2024-003 mit dem ausgewiesenen Betrages in Höhe von 3.500,00 € noch immer zur Zahlung fällig ist.
Bitte überweisen Sie den noch ausständigen Betrag so bald wie möglich! Sollten Sie den Betrag bereits beglichen haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
kalkül
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Zweite Mahnung
Sehr geehrte Damen und Herren,
leider haben Sie auf unsere Benachrichtigung nicht reagiert. Wir bitten Sie daher, den überfälligen Betrag von 3.500,00 € auf unser Konto zu überweisen.
Sofern Sie den genannten Termin nicht einhalten, werden wir Ihnen weitere Verzugszinsen und Mahnkosten berechnen müssen.
Sollten Sie den Betrag bereits beglichen haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
kalkül
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Dritte Mahnung
Sehr geehrte Damen und Herren,
trotz mehrmaliger schriftlicher Erinnerung konnten wir bis zum heutigen Tag keinen Zahlungseingang zur Rechnung Nr. RE-2024-003 feststellen. Aus diesem Grund sehen wir uns gezwungen, Ihnen die letzte Mahnung auszusprechen.
Sollten die nächsten Tage weiterhin ohne Geldeingang auf unserem Konto verstreichen, so werden wir ohne erneute Aufforderung gerichtliche Schritte einleiten. Beachten Sie bitte, dass dadurch für Sie erhöhte Kosten entstehen!
Sollten Sie den Betrag bereits beglichen haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
kalkül
Beispiel für dritte Mahnung herunterladen
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Wie man den Ton in einer Mahnung richtig wählt
Sie müssen eine Mahnung schreiben? Der Ton sollte bestimmt, aber höflich sein. Es ist wichtig, dass der Kunde versteht, dass es sich um eine ernsthafte Angelegenheit handelt, gleichzeitig aber auch Respekt und Professionalität gewahrt werden. Durch die Verwendung eines passenden Tonfalls können Sie einerseits den Ernst der Situation vermitteln und andererseits die Kundenbeziehung nicht unnötig belasten.
Wenn Sie die Mahnung schreiben, sollten Sie Folgendes beachten:
- Höflichkeit: Behalten Sie stets einen höflichen und respektvollen Ton bei. Kunden können aus verschiedenen Gründen in Zahlungsverzug geraten. Es ist wichtig, dies zu berücksichtigen, während Sie dennoch Ihren Anspruch auf die Zahlung deutlich machen.
- Klarheit: Schreiben Sie Ihre Mahnungen präzise und eindeutig, damit der Kunde die Situation und die erforderlichen Maßnahmen klar nachvollziehen kann. Geben Sie deutlich an, welcher Betrag fällig ist, bis wann er zu begleichen ist und welche Konsequenzen bei weiterem Zahlungsverzug drohen.
- Freundliche Erinnerung: Beginnen Sie gegebenenfalls mit einer freundlichen Erinnerung an die ausstehende Zahlung und weisen Sie darauf hin, dass Sie das Vertrauen in eine positive und rechtzeitige Erledigung des Anliegens setzen.
- Eskalation: Falls eine Zahlung trotz vorheriger Mahnung ausbleibt, können Sie den Tonfall in den weiteren Mahnstufen schrittweise ernster gestalten. Dennoch ist es wichtig, auch hier den professionellen Charakter zu wahren.
- Rechtliche Hinweise: Fügen Sie, falls erforderlich, relevante rechtliche Hinweise hinzu. Beispielsweise den Verweis auf Verzugszinsen oder mögliche rechtliche Konsequenzen. Stellen Sie sicher, dass diese Informationen korrekt und klar verständlich sind.
Wie viele Verzugszinsen und Mahngebühren darf man berechnen?
Je nachdem, ob es sich um einen Geschäftsabschluss mit einer Privatperson (B2C) oder mit einem Unternehmen (B2B) handelt, dürfen unterschiedlich hohe Gebühren berechnet werden.
Höhe der Mahngebühren
Im folgenden Schnellüberblick erhalten Sie eine Zusammenfassung. Detailliertere Informationen finden Sie in den folgenden Kapiteln.
| Geschäft mit | Übliche Mahngebühren |
|---|---|
| Privatperson (B2C) | 2,50 € - 5,00 € (lt. Gerichtsurteil) |
| Unternehmen (B2B) | 40,00 € (Quelle: WKO) |
Mahngebühren und Verzugszinsen für Unternehmen (B2B)
Mahngebühren
Handelt es sich um ein Geschäft zwischen Unternehmern, so sind diese durch das Zahlungsverzugsgesetz geregelt. Sie sind bei Zahlungsverzug berechtigt, eine Pauschale in Höhe von 40,00 € pro Mahnung zu verrechnen.
Basiszinssätze und Verzugssätze (Österreich, B2B)
Für den Zahlungsverzug gelten bei Geschäften zwischen Unternehmen gesetzlich festgelegte Verzugszinsen, die 9,2 % über dem aktuellen österreichischen Basiszinssatz liegen. In folgender Tabelle haben wir Ihnen alle Basiszinssätze bis 2024 aufgelistet (Der aktuelle Basiszinssatz kann auf der Website der Österreichische Notenbank abgerufen werden). Verzugszinsen werden abhängig von der Besteuerungsart Ihres Unternehmens (Soll oder Ist Besteuerung) berechnet. Wenn Sie die Soll-Besteuerung verwenden, werden die Verzugszinsen auf Grundlage des Bruttobetrags der Rechnung berechnet. Bei Verwendung der Ist-Besteuerung müssen die Verzugszinsen jedoch auf Grundlage des Nettobetrags der Rechnung berechnet werden.
| Datum der Anpassung | Basiszinssatz | Zinssatz bei Geschäften zwischen Unternehmen (B2B) |
|---|---|---|
| seit 1. Jänner 2024 | 3,88 % | 13,08 % |
| seit 1. Juli 2023 | 3,38 % | 12,58 % |
| seit 1. Jänner 2023 | 1,88 % | 11,08 % |
| seit 1. Juli 2022 | -0,62 % | 8,58 % |
| seit 1. Jänner 2022 | -0,62 % | 8,58 % |
| seit 1. Juli 2021 | -0,62 % | 8,58 % |
| seit 1. Jänner 2021 | -0,62 % | 8,58 % |
| seit 1. Juli 2020 | -0,62 % | 8,58 % |
| seit 1. Jänner 2020 | -0,62 % | 8,58 % |
Diese Zinssätze können jeweils am 1. Jänner und 1. Juli jedes Jahres von der österreichischen Notenbank aktualisiert werden. Diese Tabelle wurde zuletzt im Jänner 2024 aktualisiert.
Beispiel: Für Rechnungen, die seit dem 1. Jänner 2024 ausgestellt wurden und sich im Verzug befinden, können Verzugszinsen in Höhe von 13,08 % auf den ausstehenden Betrag in der Mahnung angegeben werden.
Beispielrechnung mit Mahngebühren und Verzugszinsen
Angenommen, Sie haben im Jahr 2024 eine Rechnung über 10.000 € an ein Unternehmen gestellt, das bisher noch nicht bezahlt hat. Lassen Sie uns nun ein Beispiel Schritt für Schritt durchgehen.
- Ermitteln Sie den Prozentsatz der Verzugszinsen.
Aktuell (Stand Jänner 2024) liegen diese bei 3,88 % Basiszinssatz + 9,2 %, also bei insgesamt 13,08 %. - Ermitteln Sie den Zinsfaktor pro Tag.
13,08 / 100 / 365 Tage = 0,000358 (gerundet). - Multiplizieren Sie den Zinsfaktor mit der ausstehenden Rechnungssumme von 10.000 €, um die genauen Verzugszinsen pro Tag zu erhalten.
10.000 € x 0,000358 = 3,58 €. - Berechnen Sie die gesamten Verzugszinsen für den Verzugszeitraum. Nehmen wir an, die Rechnung befindet sich seit 30 Tagen im Zahlungsverzug. Dann multiplizieren Sie die täglich anfallenden Verzugszinsen mit den 30 Tagen.
3,58 € x 30 Tage = 107,40 €. - Addieren Sie nun die Mahngebühr von 40,00 € zu den Verzugszinsen.
107,40 € Verzugszinsen + 40,00 € Mahngebühr = 147,40 €.
Sie sind also berechtigt, bei einer Rechnungssumme von 10.000 €, die seit 30 Tagen im Zahlungsverzug ist, zusätzlich 147,40 € zu verrechnen. Sie können auch unseren automatischen Rechner für Verzugszinsen verwenden, um eine schnelle und genaue Berechnung vorzunehmen. Alternativ können Sie die Berechnung von Verzugszinsen und Mahngebühren auch mithilfe unseres Rechnungsprogrammes kalkül durchführen. Diese benachrichtigt Sie automatisch, sobald eine Rechnung im Zahlungsverzug ist, und führt alle Gebührenberechnungen automatisch durch.
Mahngebühren und Verzugszinsen bei Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
Mahngebühren
Verzugszinsen
Beispielrechnung mit Mahngebühren und Verzugszinsen
Angenommen, Sie haben eine Rechnung über 100 € an eine Privatperson gestellt, die bisher noch nicht bezahlt hat. Lassen Sie uns nun ein Beispiel Schritt für Schritt durchgehen. Hinweis: Verzugszinsen werden immer vom Netto-Betrag der Rechnung berechnet.
- Ermitteln Sie den festgelegten Prozentsatz der Verzugszinsen. Gemäß der gesetzlichen Vorschriften beträgt dieser Satz 4,0 %.
- Ermitteln Sie den Zinsfaktor pro Tag: 4,0 / 100 / 365 Tage = 0,0001096 (gerundet).
- Multiplizieren Sie den Zinsfaktor mit der ausstehenden Rechnungssumme von 100 €, um die genauen Verzugszinsen pro Tag zu erhalten.
100 € x 0,0001096 = 0,011 € (gerundet). - Berechnen Sie die gesamten Verzugszinsen für den gesamten Verzugszeitraum. Nehmen wir an, die Rechnung befindet sich seit 30 Tagen im Zahlungsverzug. Dann multiplizieren Sie die täglich anfallenden Verzugszinsen mit den 30 Tagen.
0,011 € x 30 Tage = 0,33 €. - Addieren Sie nun die Mahngebühr von 3,00 € zu den Verzugszinsen. Die Mahngebühren liegen in der Regel zwischen 2,50 € und 5,00 €.
0,33 € Verzugszinsen + 3,00 € Mahngebühr = 3,33 €.
Sie sind also berechtigt, bei einer Rechnungssumme von 100 €, die seit 30 Tagen im Zahlungsverzug ist, zusätzlich 3,33 € zu verrechnen. Sie können auch unseren automatischen Rechner für Verzugszinsen verwenden, um eine schnelle und genaue Berechnung vorzunehmen. Alternativ können Sie die Berechnung von Verzugszinsen und Mahngebühren auch mithilfe unseres Rechnungsprogrammes kalkül durchführen. Diese benachrichtigt Sie automatisch, sobald eine Rechnung im Zahlungsverzug ist, und führt alle Gebührenberechnungen automatisch durch.
Wie werden die Mahngebühren und Verzugszinsen versteuert? Muss ich darauf Mehrwertsteuer ausweisen?
Sie sind nicht verpflichtet, Steuern auf Mahngebühren und Verzugszinsen zu erheben oder diese separat in Ihrer Buchhaltung auszuweisen. Das bedeutet, dass alle Einnahmen, die Sie aus diesen Gebühren und Zinsen erzielen, ohne Steuerabgaben direkt Ihrem Unternehmen zugutekommen. Das liegt daran, dass diese Gebühren als Entschädigung für den zusätzlichen Aufwand und die Kosten dienen.
Die letzte Option: Der Einsatz von Inkassounternehmen oder Rechtsanwälten
Inkassounternehmen können eine Option sein, wenn Zahlungen trotz Mahnungen nicht beglichen werden. Sie kennen die rechtlichen Vorgaben und wissen, wie sie mit säumigen Zahlern umgehen müssen. Zudem verfügen sie oft über ein breites Netzwerk an Kontakten und können effektive Maßnahmen ergreifen, um die offene Forderung einzutreiben.
Es ist zu beachten, dass die Beauftragung von Inkassounternehmen oder Rechtsanwälten mit Kosten verbunden ist. Diese Kosten können je nach Höhe der offenen Forderung und dem Umfang der beauftragten Dienstleistungen variieren. Es ist daher ratsam, im Vorfeld die Kosten und das Erfolgsrisiko abzuwägen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Einsatz von Inkassounternehmen oder Rechtsanwälten eine letzte Option darstellt, um offene Forderungen einzutreiben. Diese Experten können auf professionelle Weise den Forderungseinzug übernehmen und gegebenenfalls rechtliche Schritte einleiten, um die Zahlung durchzusetzen. Dennoch sollte vorab genau geprüft werden, ob sich der Einsatz solcher Dienstleister in Bezug auf die Kosten und Erfolgsaussichten lohnt.
Wie kann ich Zahlungsverzögerungen in Zukunft vermeiden?
Um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden, sollten Unternehmen ihre Rechnungsstellung und Mahnprozesse optimieren. Eine klare und verständliche Rechnungsstellung sowie regelmäßige Überprüfung der Zahlungseingänge können dazu beitragen, Zahlungsverzögerungen zu minimieren.
Fazit: Mahnung schreiben
Wenn Sie eine Mahnung schreiben, ist eine effektive Kommunikation und das notwendige Feingefühl von großer Bedeutung. Eine gut strukturierte Zahlungserinnerung kann dazu beitragen, offene Forderungen einzutreiben und gleichzeitig die Kundenbeziehung zu wahren. Sollte eine Zahlungserinnerung nicht erfolgreich sein, kann eine zweite Mahnung mit Nachdruck versendet werden. Dabei ist es wichtig, die Konsequenzen bei Nichtzahlung deutlich zu machen. Im Falle von anhaltendem Zahlungsverzug können rechtliche Schritte wie ein Mahnverfahren oder die Zusammenarbeit mit einem Inkassounternehmen erforderlich sein. Durch klare Zahlungsbedingungen, offene Kommunikation und den Aufbau einer positiven Kundenbeziehung können Unternehmen dazu beitragen, Mahnungen zu vermeiden und ihre Liquidität sowie Reputation zu schützen. Mit unserem Rechnungsprogramm kalkül helfen wir Ihnen mit dem gesamten Mahnwesen – und das absolut kostenlos.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Mahnung schreiben
Was ist der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung?
Eine Zahlungserinnerung ist eine freundliche Erinnerung an den Kunden, während eine Mahnung mit Nachdruck formuliert ist und Konsequenzen bei Nichtzahlung aufzeigt. Bei einer freundlichen Zahlungserinnerung werden keine Mahngebühren oder Verzugszinsen verrechnet – während bei der ersten Mahnung diese auf den Rechnungsbetrag aufgeschlagen werden.
Wie oft sollte ich Mahnungen versenden, bevor ich ein Inkassounternehmen beauftrage?
Es ist ratsam, mindestens zwei Mahnungen zu versenden, bevor ein Inkassounternehmen eingeschaltet wird. Dies gibt dem Kunden ausreichend Gelegenheit zur Zahlung.
Welche rechtlichen Schritte kann ich bei Zahlungsverzug einleiten?
Bei Zahlungsverzug können rechtliche Schritte wie ein Mahnverfahren oder die Beauftragung eines Inkassounternehmens eingeleitet werden. Es ist ratsam, sich vorher über die rechtlichen Bestimmungen zu informieren und gegebenenfalls rechtlichen Rat einzuholen.
Wie kann ich meine Kundenbeziehung trotz Mahnungen aufrechterhalten?
Trotz Mahnungen ist es wichtig, die Kundenbeziehung nicht zu gefährden. Eine respektvolle Kommunikation und das Angebot von Lösungsmöglichkeiten können dazu beitragen, eine positive Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten. Es ist ratsam, die Kundenzufriedenheit im Blick zu behalten und den Kunden als langfristigen Partner zu sehen.