Einnahmen Ausgaben Rechnung Österreich
- Michael Leister
- Aktualisiert:
- Unternehmensratgeber
- Einnahmen-Ausgaben Rechner
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine Form der Gewinnermittlung. Erfasst werden nur die Einnahmen und Ausgaben, die auch tatsächlich zugeflossen bzw. abgeflossen sind.
Am Ende des Jahres werden die Ausgaben von den Einnahmen abgezogen. Das Ergebnis entspricht dem Gewinn/Verlust des Unternehmens. Der Gewinn entscheidet darüber, ob und in welcher Höhe Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge fällig werden.
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist ideal für kleinere Gewerbetreibende und wird wegen ihrer Einfachheit häufig genutzt. Anwender der EA-Rechnung müssen die Istbesteuerung für umsatzsteuerliche Regelungen (Ausnahme: Rechnungen mit Reverse-Charge-Verfahren) verwenden.
Wer darf eine Einnahmen-Ausgaben Rechnung führen?
- Einzelunternehmer und Personengesellschaften (KG, OG): Der Umsatz darf in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren jeweils 700.000,00 € nicht übersteigen. Zusätzlich darf der Umsatz in einem Jahr maximal 1.000.000,00 € betragen.
- Land- und Forstwirte: Der Umsatz darf in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren jeweils 700.000,00 € nicht übersteigen. Mit Überschreiten dieser Umsatzgrenze ist die doppelte Buchführung verpflichtend, es gibt also keine Ausnahmeregelung wie oben beschrieben.
- Freie Berufe: Freie Berufe wie z.B. Ärzte, Notare, Rechtsanwälte, Schriftsteller, Dolmetscher, Künstler dürfen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung immer nutzen, unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes.
- Keine Buchführung (doppelte Buchhaltung): Wenn keine gesetzliche Buchführungspflicht besteht und die doppelte Buchhaltung auch nicht freiwillig geführt wird, kann die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung verwendet werden. Kapitalgesellschaften wie GmbH, FlexKapG, AG und GmbH & Co KG sind immer zur doppelten Buchführung verpflichtet und dürfen die EA-Rechnung somit auch nicht nutzen.
Alternativen zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Es gibt mehrere Alternativen zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, die je nach Unternehmensgröße und Rechtsform gewählt werden können.
Gewinnermittlung durch Pauschalierung
Eine noch einfachere Alternative zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die Gewinnermittlung durch Pauschalierung. Dabei werden die Betriebsausgaben als Pauschalbetrag, basierend auf einem Prozentsatz des Umsatzes, angesetzt. Es gibt verschiedene Pauschalierungsmodelle, darunter:
- Pauschalierung für Kleinunternehmer: Es wird ein Pauschalsatz der Ausgaben von 20 % bzw. 45 % angesetzt.
- Basispauschalierung: Hier werden die Betriebsausgaben ebenfalls pauschal als fester Prozentsatz (6 % bzw. 12 %) des Umsatzes berechnet.
Doppelte Buchhaltung (Bilanzierung)
Die doppelte Buchhaltung ist eine komplexe Methode zur Gewinnermittlung. Diese Methode ist für Kapitalgesellschaften (GmbH, FlexKapG, AG und GmbH & Co KG) und größere Unternehmen verpflichtend. Sie bietet einen detaillierten Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens.
Beispiel für eine Einnahmen Ausgaben Rechnung in Österreich 2024
Die folgende Tabelle zeigt den Aufbau einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit den entsprechenden Steuerstufen für das Jahr 2024. Zur besseren Übersicht wurden alle Betriebseinnahmen zusammengefasst. In der Praxis ist es wichtig, alle Einnahmen und Ausgaben genau zu dokumentieren.
| Betrag | |
|---|---|
| Betriebseinnahmen (netto) | 40.000,00 € |
| Ausgaben (netto) | |
| Raumkosten (Miete, Strom, Heizung) | -3.500,00 € |
| Betriebsmittel und Büromaterial | -800,00 € |
| Marketing- und Werbekosten | -900,00 € |
| Auto- und Reisekosten | -1.400,00 € |
| Abschreibungen (AfA) | -1.200,00 € |
| Summe Ausgaben (netto) | -7.800,00 € |
| weitere Grundlage für die Berechnung | 32.200,00 € |
| Sozialversicherung (26,83 %)* | -8.639,26 € |
| Unfallversicherung | -136,20 € |
| Gewinn | 23.424,54 € |
| Gewinnfreibetrag 15 % (Grundfreibetrag) | -3.513,68 € |
| Gewinn vor Steuern (Bemessungsgrundlage ESt) | 19.910,86 € |
| Einkommensteuer mit 2024 Tarif | -1.418,97 € |
| Netto-Betrag | 22.005,57 € |
** Die Berechnungen in der Tabelle basieren auf den Versicherungsbeträgen, dem Gewinnfreibetrag und den Einkommensteuertarifen für das Jahr 2024.
Einnahmen Ausgaben Rechnung Vorlage 2024 zum Herunterladen (Excel)
Hier können Sie kostenlos eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Vorlage 2024 als Excel-Datei herunterladen. Die Vorlage hilft Ihnen dabei, Ihre Einnahmen und Ausgaben einfach zu erfassen und den Überblick zu behalten.
Diese Vorlage für eine Einnahmen Ausgaben Rechnung (2024) enthält alle wichtigen Informationen und Details.
Welche Aufzeichnungen sind bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erforderlich?
Einnahmen-Ausgaben-Rechner müssen folgende Aufzeichnungen führen:
- Einnahmen und Ausgaben: Alle Zahlungen des Unternehmens.
- Wareneingangsbuch: Wenn Waren oder Rohstoffe gekauft werden, die weiterverarbeitet oder weiterverkauft werden (z.B. Rohstoffe, Halberzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten).
- Anlagenverzeichnis: Wenn es Anlagegüter gibt, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden (z. B. Maschinen, Fahrzeuge).
- Registrierkasse: Bei Registrierkassenpflicht.
- Lohnkonten: Wenn Mitarbeiter beschäftigt werden.
In den nächsten Abschnitten erklären wir die wichtigsten Punkte zu jeder dieser Aufzeichnungen.
Einnahmen und Ausgaben
Eine Einnahme liegt vor, sobald man den Geldbetrag für eine Ware oder Leistung erhalten hat – sei es in bar oder auf einem Konto gutgeschrieben. Auch private Sachentnahmen von Waren zählen als Einnahmen, obwohl kein Geld fließt. Ein klassisches Beispiel ist die private Nutzung des Autos des eigenen Einzelunternehmens.
Ausgaben sind alle Kosten, die durch den Betrieb entstehen (z.B. Wareneinkauf, Personalkosten, Sozialversicherungsbeiträge). Eine Ausgabe zählt erst dann als solche, wenn es zu einer tatsächlichen Verminderung der Zahlungsmittel kommt (siehe Vergleich Valuta- und Buchungsdatum).
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfasst also Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich nach dem erfolgten Zahlungsfluss.
Ausgenommen sind Ausgaben für abnutzbare Wirtschaftsgüter, die länger als ein Jahr genutzt werden. Beispiele hierfür sind Betriebsgebäude, Betriebs- und Geschäftsausstattung, Maschinen und Kraftfahrzeuge. Kosten für diese Ausgaben müssen über die gewöhnliche Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Anlagenverzeichnis.
Eine weitere Ausnahme vom Abflussprinzip gilt für Grundstücke einschließlich Gebäude und Edelmetalle (Gold, Silber, Platin, Palladium), die nicht zur sofortigen Verarbeitung bestimmt sind.
Achten Sie darauf, Kontoauszüge vollständig zu sammeln und aufzubewahren. Bücher, Aufzeichnungen und Belege müssen für 7 Jahre aufbewahrt werden.
Wareneingangsbuch
Das Wareneingangsbuch erfasst alle Waren, die weiterverarbeitet oder verkauft werden. Dazu gehören Handelswaren, Rohstoffe, Hilfsstoffe, Halbfertigprodukte und Zutaten.
Die Auflistung der Wareneingänge muss in chronologischer Reihenfolge erfolgen. Die Beträge sind monatlich und jährlich zusammenzurechnen.
Einnahmen-Ausgaben-Rechner müssen zum Jahresende keine Inventur machen.
Ein Wareneingangsbuch muss folgende Informationen beinhalten:
- Fortlaufende Nummer der Eintragung
- Datum des Wareneingangs oder der Rechnung
- Name und Anschrift des Lieferanten
- Bezeichnung der Ware (eine allgemeine Sammelbezeichnung genügt, z.B. Bücher, Büromöbel, Kfz-Ersatzteile)
- Einzelpreis der Ware (Brutto und Netto)
- Hinweis auf die dazugehörigen Belege
Hier finden Sie weitere Details sowie ein Muster für ein Wareneingangsbuch.
Anlagenverzeichnis
Ein Anlagenverzeichnis bietet eine Übersicht über alle betrieblichen Anlagen, die Jahr für Jahr steuerlich abgesetzt werden können. Es ist dann erforderlich, wenn Wirtschaftsgüter über mehrere Jahre hinweg abgeschrieben werden müssen.
Wird ein Wirtschaftsgut länger als ein Jahr genutzt, dürfen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten nicht sofort vollständig als Betriebsausgaben verbucht werden. Diese Kosten müssen über mehrere Jahre verteilt abgeschrieben werden, was als Absetzung für Abnutzung (AfA) bezeichnet wird. Beispiele dafür sind Büroeinrichtungen, Gebäude, Maschinen und Fahrzeuge.
Wirtschaftsgüter, die weniger als ein Jahr im Betrieb verbleiben oder unter 1.000,00 € (Wert 2024) liegen, gelten als geringwertige Wirtschaftsgüter und müssen nicht abgeschrieben werden.
Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer gilt die Grenze als Netto-Grenze, für nicht berechtigte als Brutto-Grenze.
Das Verzeichnis listet jedes Anlagegut mit folgenden Informationen auf:
- Genaue Bezeichnung
- Anschaffungsdatum
- Anschaffungs- oder Herstellungskosten (inkl. Nebenkosten)
- Name und Anschrift des Lieferanten
- Voraussichtliche Nutzungsdauer
- Betrag der jährlichen Absetzung für Abnutzung (AfA)
- Restbuchwert (zum 31.12.)
- entspricht Anschaffungs- oder Herstellungskosten minus bisherige Abschreibungen.
- Wenn ein Anlagegut vollständig abgeschrieben ist und weiterhin genutzt wird, muss es mit einem Cent im Verzeichnis verbleiben. Das wird auch „Erinnerungscent“ genannt.
- Scheidet ein Anlagegut tatsächlich aus dem Unternehmen (z.B. durch Weiterverkauf, Diebstahl oder private Übernahme), kann es aus dem Anlagenverzeichnis entfernt werden.
- Geht ein Anlagegut vor Ablauf der Nutzungsdauer kaputt, darf der vollständige Restwert sofort abgeschrieben werden.
Es ist ratsam, die Ausscheidung eines Anlagegutes zu dokumentieren (z. B. durch einen Entsorgungsschein), insbesondere bei vorzeitiger Abschreibung.
Auf der Website der WKO finden Sie ein Muster für ein Anlagenverzeichnis.
Registrierkasse
In Österreich besteht die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht für Bareinnahmen. Eine Registrierkasse ist erforderlich, wenn der Jahresumsatz 15.000,00 € übersteigt und mehr als 7.500,00 € davon in bar (inklusive Kredit- und Bankomatkarten) erzielt werden.
Überweisungen, Zahlungen mit Onlinebanking oder PayPal fallen nicht unter diese Regelung.
Die Website der WKO bietet weitere Details zur Registrierkassenpflicht für Unternehmen.
Lohnkonten
Wenn im Unternehmen Arbeitnehmer beschäftigt werden, muss für jeden ein eigenes Lohnkonto geführt werden. Das Lohnkonto enthält persönliche Daten und alle Abrechnungsdaten des jeweiligen Mitarbeiters.
Hier finden Sie weitere Informationen zu Lohnkonten.
Weitere Details
Eine detaillierte Zusammenfassung zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und weitere Details finden Sie hier: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Broschüre. Dort finden Sie wichtige Informationen zu Umsatzsteuerpflicht, Steuererklärungen und vieles mehr.
Michael ist Gründer von kalkül. Er hat es sich zur Aufgabe gemacht, das Leben von österreichischen Klein- und Einzelunternehmer zu vereinfachen.