Einnahmen Ausgaben Rechnung Österreich
- Michael Leister
- Aktualisiert:
- Unternehmensratgeber
- Buchhaltung & Steuern
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine einfache Methode, um den Gewinn Ihres Unternehmens zu ermitteln – ohne komplizierte Buchführung. Erfasst werden nur die Einnahmen und Ausgaben, die auch tatsächlich zugeflossen bzw. abgeflossen sind. Die Grundformel:
Einnahmen - Ausgaben = Gewinn
Am Jahresende werden die Ausgaben von den Einnahmen abgezogen. Das Ergebnis ist der Gewinn bzw. Verlust des Unternehmens und entscheidet darüber, ob und wie viel Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge fällig werden.
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist ideal für kleinere Gewerbetreibende, da sie einfach, schnell und übersichtlich funktioniert.
Einnahmen und Ausgaben
Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Erfasst werden Einnahmen und Ausgaben erst, wenn das Geld tatsächlich ein- oder ausgeht.
- Einnahmen: Entstehen, sobald Sie den Geldbetrag für eine Leistung oder Ware tatsächlich erhalten – bar oder auf dem Konto.
- Ausnahme: Private Sachentnahmen zählen ebenfalls als Einnahmen, obwohl kein Geld fließt. Beispiel: Private Nutzung Ihres Firmenautos.
- Ausgaben: Sind alle Kosten, die durch den Betrieb entstehen (z.B. Wareneinkauf, Personalkosten). Eine Ausgabe zählt erst dann als solche, wenn die Zahlung tatsächlich erfolgt ist.
Beispiele:
- Eine ausgestellte Kundenrechnung wird erst als Einnahme gezählt, wenn das Geld eingegangen ist.
- Lieferantenrechnungen oder Betriebskosten gelten erst als Ausgabe, wenn die Zahlung erfolgt ist.
Sonderfall: langlebige Anschaffungen
Wenn Sie etwas Teures (> 1.000,00 €) anschaffen, das Sie länger als ein Jahr nutzen, dürfen Sie die Kosten nicht sofort komplett absetzen. Stattdessen wird der Betrag auf mehrere Jahre (= gewöhnliche Nutzungsdauer) verteilt.
Das nennt man Abschreibung (AfA). Typische Beispiele:
- Laptop
- Betriebsgebäude
- Betriebs- und Geschäftsausstattung
- Maschinen
- Firmenauto
Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Anlagenverzeichnis.
Eine weitere Ausnahme vom Abflussprinzip gilt für Grundstücke einschließlich Gebäude und Edelmetalle (Gold, Silber, Platin, Palladium), die nicht zur sofortigen Verarbeitung bestimmt sind.
Wer darf eine Einnahmen-Ausgaben Rechnung führen?
- Einzelunternehmer und Personengesellschaften (KG, OG): Der Umsatz darf in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren die 700.000,00 € Umsatzgrenze nicht überschreiten. Zusätzlich darf der Umsatz in einem Jahr maximal 1.000.000,00 € betragen.
- Land- und Forstwirte: Der Umsatz darf in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren die 700.000,00 € Umsatzgrenze nicht überschreiten. Mit Überschreiten dieser Umsatzgrenze ist die doppelte Buchführung verpflichtend, es gibt also keine Ausnahmeregelung wie oben beschrieben.
- Freie Berufe: Freie Berufe wie z.B. Ärzte, Notare, Rechtsanwälte, Schriftsteller, Dolmetscher, Künstler dürfen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung immer nutzen, unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes.
- Keine Buchführung (doppelte Buchhaltung): Wenn keine gesetzliche Buchführungspflicht besteht und die doppelte Buchhaltung auch nicht freiwillig geführt wird, kann die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung verwendet werden. Kapitalgesellschaften wie GmbH, FlexKapG, AG und GmbH & Co KG sind immer zur doppelten Buchführung verpflichtet und dürfen die EA-Rechnung somit auch nicht nutzen.
Die Hauptaufgaben der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Für die meisten Kleinunternehmer gibt es drei bis vier Hauptaufgaben, um die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung korrekt zu führen. Je nach Art Ihres Unternehmens kann zusätzlich ein Wareneingangsbuch, eine Registrierkasse, Lohnkonten oder ein Anlagenverzeichnis notwendig sein. Mehr dazu in den Kapiteln weiter unten.
1. Belege sammeln
Die wichtigste Regel: Keine Ausgabe ohne Beleg! Das Finanzamt erkennt Ausgaben nur an, wenn eine Rechnung, Quittung oder ein Kassabon vorliegt.
- In Österreich müssen alle Belege mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden. Dazu gehören Originalbelege, Kopien und digitale Scans.
- Richten Sie von Anfang an ein System ein – digital oder klassisch im Ordner. Hauptsache, alle Belege sind leicht wiederzufinden.
- Ein Scan oder Foto des Originalbelegs ist ausreichend.
2. Einnahmen und Ausgaben erfassen
Führen Sie eine laufende Liste aller geschäftlichen Geldbewegungen – das ist Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
Notwendige Angaben:
- Datum
- Kunde
- Beschreibung
- Betrag
- Hinweis auf den Beleg
Tipp: Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware. Excel-Tabellen sind nicht geeignet, da sie sich leicht verändern lassen und vom Finanzamt nicht als offizielle Aufzeichnung anerkannt werden. Falls Sie trotzdem eine Excel-Tabelle nutzen möchten, finden Sie weiter unten eine Vorlage.
3. Teure Anschaffungen separat erfassen
Teure Anschaffungen (> 1.000,00 €), die Sie länger als ein Jahr nutzen, dürfen nicht sofort komplett als Ausgabe erfasst werden. Für solche Anschaffungen führen Sie eine eigene Liste, das sogenannte Anlagenverzeichnis.
4. Umsatzsteuer und UVA-Pflichten kennen
Wenn Sie auf Ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen, müssen Sie diese auch an das Finanzamt abführen.
Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer (also jene, die nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen) müssen regelmäßig:
- Eine Umsatzsteuervoranmeldungen (UVA) einreichen,
- die Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben,
- und die erhaltene Umsatzsteuer ans Finanzamt überweisen.
Die Intervalle richten sich nach dem Vorjahresumsatz. Einen praktischen Überblick finden Sie in unserem Steuerkalender für Österreich.
Beispiel für eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Österreich 2025
So ermitteln Sie Ihren Gewinn am Jahresende Schritt für Schritt:
- Alle Einnahmen addieren: Addieren Sie alle Betriebseinnahmen des Jahres aus Ihrer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
- Alle Ausgaben addieren: Zählen Sie alle im Jahr angefallenen Betriebsausgaben zusammen.
- Abschreibungen berücksichtigen: Berücksichtigen Sie die Jahresbeträge für Abschreibungen teurer Anschaffungen aus dem Anlagenverzeichnis.
- Gewinn berechnen: Ziehen Sie die gesamten Ausgaben (Punkt 2 + 3) von den Einnahmen (Punkt 1) ab. Das Ergebnis ist Ihr vorläufiger Jahresgewinn.
Dokumentieren Sie alle Einnahmen und Ausgaben sorgfältig. Nur so können Sie Ihren Gewinn korrekt ermitteln und eventuelle Rückfragen vom Finanzamt problemlos beantworten.
Die folgende Tabelle zeigt den Aufbau einer EA-Rechnung mit den Steuerstufen für das Jahr 2025. Zur besseren Übersicht wurden alle Betriebseinnahmen zusammengefasst.
| Betrag | |
|---|---|
| Betriebseinnahmen (netto) | 40.000,00 € |
| Ausgaben (netto) | |
| Raumkosten (Miete, Strom, Heizung) | -3.500,00 € |
| Betriebsmittel und Büromaterial | -800,00 € |
| Marketing- und Werbekosten | -900,00 € |
| Auto- und Reisekosten | -1.400,00 € |
| Abschreibungen (AfA) | -1.200,00 € |
| Summe Ausgaben (netto) | -7.800,00 € |
| weitere Grundlage für die Berechnung | 32.200,00 € |
| Sozialversicherung (26,83 % + UV) * | -8.784,10 € |
| Gewinn | 23.415,90 € |
| Gewinnfreibetrag 15 % (Grundfreibetrag) | -3.512,39 € |
| Gewinn vor Steuern (Bemessungsgrundlage ESt) | 19.903,52 € |
| Einkommensteuer mit 2025 Tarif | -1.319,10 € |
| Netto-Betrag | 22.096,80 € |
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Vorlage 2025 zum Download (Excel)
Hier können Sie kostenlos eine Vorlage für eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als Excel-Datei herunterladen. Die Vorlage hilft Ihnen dabei, Ihre Einnahmen und Ausgaben einfach zu erfassen und den Überblick zu behalten.
Die Vorlage für Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (2025) enthält alle wichtigen Felder für eine vollständige Dokumentation Ihrer Einnahmen und Ausgaben.
Welche Aufzeichnungen Sie für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung benötigen
Einnahmen-Ausgaben-Rechner müssen folgende Aufzeichnungen führen:
- Einnahmen und Ausgaben: Alle Zahlungen des Unternehmens.
- Wareneingangsbuch: Wenn Waren oder Rohstoffe gekauft werden, die weiterverarbeitet oder weiterverkauft werden (z.B. Rohstoffe, Halberzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten).
- Anlagenverzeichnis: Wenn es Anlagegüter gibt, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden (z. B. Maschinen, Fahrzeuge).
- Registrierkasse: Bei Registrierkassenpflicht.
- Lohnkonten: Wenn Mitarbeiter beschäftigt werden.
In den folgenden Abschnitten erklären wir, was bei jeder dieser Aufzeichnungen genau zu beachten ist.
Wareneingangsbuch
Das Wareneingangsbuch erfasst alle Waren, die weiterverarbeitet oder verkauft werden. Dazu gehören Handelswaren, Rohstoffe, Hilfsstoffe, Halbfertigprodukte und Zutaten.
Die Auflistung der Wareneingänge muss in chronologischer Reihenfolge erfolgen. Die Beträge sind monatlich und jährlich zusammenzurechnen.
Einnahmen-Ausgaben-Rechner müssen zum Jahresende keine Inventur machen.
Ein Wareneingangsbuch muss folgende Informationen beinhalten:
- Fortlaufende Nummer der Eintragung
- Datum des Wareneingangs oder der Rechnung
- Name und Anschrift des Lieferanten
- Bezeichnung der Ware (eine allgemeine Sammelbezeichnung genügt, z.B. Bücher, Büromöbel, Kfz-Ersatzteile)
- Einzelpreis der Ware (Brutto und Netto)
- Hinweis auf die dazugehörigen Belege
Hier finden Sie weitere Details sowie ein Muster für ein Wareneingangsbuch.
Anlagenverzeichnis
Ein Anlagenverzeichnis gibt Ihnen eine Übersicht über alle betrieblichen Wirtschaftsgüter, die Sie steuerlich über mehrere Jahre absetzen können. Es ist erforderlich, sobald ein Wirtschaftsgut > 1.000,00 € länger als ein Jahr genutzt wird.
💡 Reminder: Wirtschaftsgüter, die länger als ein Jahr im Betrieb verbleiben, dürfen nicht sofort komplett als Betriebsausgabe verbucht werden. Die Kosten werden stattdessen über die Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben – dies nennt man Absetzung für Abnutzung (AfA). Typische Beispiele sind Büroeinrichtungen, Gebäude, Maschinen oder Firmenfahrzeuge.
Wirtschaftsgüter, die weniger als ein Jahr genutzt werden oder einen Wert bis 1.000,00 € (Stand 2025) haben, gelten als geringwertige Wirtschaftsgüter und müssen nicht abgeschrieben werden.
Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer gilt die Grenze als Netto-Grenze, für nicht berechtigte als Brutto-Grenze.
Das Verzeichnis listet jedes Anlagegut mit folgenden Informationen auf:
- Genaue Bezeichnung
- Anschaffungsdatum
- Anschaffungs- oder Herstellungskosten (inkl. Nebenkosten)
- Name und Anschrift des Lieferanten
- Voraussichtliche Nutzungsdauer
- Betrag der jährlichen Absetzung für Abnutzung (AfA)
- Restbuchwert (zum 31.12.)
- Entspricht Anschaffungs- oder Herstellungskosten minus bisherige Abschreibungen.
- Wenn ein Anlagegut vollständig abgeschrieben ist und weiterhin genutzt wird, muss es mit einem Cent im Verzeichnis verbleiben. Das wird auch „Erinnerungscent“ genannt.
- Scheidet ein Anlagegut tatsächlich aus dem Unternehmen (z.B. durch Weiterverkauf, Diebstahl oder private Übernahme), kann es aus dem Anlagenverzeichnis entfernt werden.
- Geht ein Anlagegut vor Ablauf der Nutzungsdauer kaputt, darf der vollständige Restwert sofort abgeschrieben werden.
Es ist ratsam, die Ausscheidung eines Anlagegutes zu dokumentieren (z. B. durch einen Entsorgungsschein), insbesondere bei vorzeitiger Abschreibung.
Auf der Website der WKO finden Sie ein Muster für ein Anlagenverzeichnis.
Registrierkasse
In Österreich besteht die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht für Bareinnahmen. Eine Registrierkasse ist erforderlich, wenn der Jahresumsatz 15.000,00 € übersteigt und mehr als 7.500,00 € davon in bar (inklusive Kredit- und Bankomatkarten) erzielt werden.
Überweisungen, Zahlungen mit Onlinebanking oder PayPal fallen nicht unter diese Regelung. Die Website der WKO bietet weitere Details zur Registrierkassenpflicht für Unternehmen.
Lohnkonten
Wenn im Unternehmen Arbeitnehmer beschäftigt werden, muss für jeden ein eigenes Lohnkonto geführt werden. Das Lohnkonto enthält persönliche Daten und alle Abrechnungsdaten des jeweiligen Mitarbeiters.
Hier finden Sie weitere Informationen zu Lohnkonten.
Alternativen zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Je nach Unternehmensgröße und Rechtsform gibt es Alternativen zur klassischen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Manche Methoden vereinfachen die Buchhaltung, andere können sie komplexer machen.
Gewinnermittlung durch Pauschalierung
Wenn das Sammeln aller Belege für Sie zu aufwendig ist, kann die Gewinnermittlung durch Pauschalierung eine praktische Alternative sein. Hierbei werden Betriebsausgaben pauschal anhand eines Prozentsatzes Ihres Umsatzes angesetzt. Ihre Einnahmen müssen Sie trotz Pauschalierung weiterhin vollständig aufzeichnen.
Die gängigen Pauschalierungsmodelle im Überblick:
- Pauschalierung für Kleinunternehmer: Betriebsausgaben werden pauschal mit 20 % bzw. 45 % des Umsatzes angesetzt.
- Basispauschalierung: Betriebsausgaben werden pauschal als fester Prozentsatz (6 % bzw. 12 %) des Umsatzes berechnet.
Im März 2025 wurde beschlossen, dass die Basispauschalierung mit Wirkung zum 1. Jänner 2025 von 12 % auf 13,5 % steigt. Ab 2026 gilt dann ein Satz von 15 %.
Wann lohnt sich die Pauschalierung?
Die Pauschalierung lohnt sich vor allem, wenn Ihre tatsächlichen Ausgaben (ohne SVS) niedriger sind als der zulässige Pauschalbetrag. So reduzieren Sie viel Verwaltungsaufwand und machen die Gewinnermittlung gleichzeitig einfacher.
👉 Praxisbeispiele und Beispielrechnungen finden Sie in unserem Ratgeber zur Kleinunternehmerpauschalierung
Doppelte Buchhaltung (Bilanzierung)
Die doppelte Buchhaltung ist eine umfassende Methode zur Gewinnermittlung. Sie ist für Kapitalgesellschaften (GmbH, FlexKapG, AG und GmbH & Co KG) sowie größere Unternehmen verpflichtend und bietet einen detaillierten Überblick über die finanzielle Lage.
Weitere Details
Eine detaillierte Zusammenfassung zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und weitere Details finden Sie hier: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Broschüre. Dort finden Sie wichtige Informationen zu Umsatzsteuerpflicht, Steuererklärungen und vieles mehr.
Michael ist Gründer von kalkül. Er hat es sich zur Aufgabe gemacht, das Leben von österreichischen Klein- und Einzelunternehmer zu vereinfachen.