Musiker Rechnung schreiben – so einfach geht’s in Österreich

Der erste Schritt: Der Start als selbstständiger Musiker in Österreich

Wenn Sie in Österreich als Musiker tätig werden möchten, brauchen Sie in der Regel keinen Gewerbeschein. Ihre Arbeit gilt meist als freiberuflich-künstlerisch und fällt damit nicht unter die Gewerbeordnung. Trotzdem sind einige formale Schritte notwendig: Sie müssen Ihre Tätigkeit bei dem Finanzamt melden, eine Steuernummer beantragen und Ihre Einkünfte korrekt versteuern. Musiker zählen dabei häufig zu den sogenannten „Neuen Selbstständigen“.

Geringfügige Tätigkeit: Was gilt bei kleinen Einnahmen?

Wenn Ihre jährlichen Einkünfte unter 730 € (Gewinn) liegen, gilt der sogenannte Veranlagungsfreibetrag. Das bedeutet:

• Keine Einkommensteuerpflicht
• Keine verpflichtende Steuererklärung
• Keine Unternehmensanmeldung notwendig

Auch wenn Sie zusätzlich angestellt sind, dürfen Sie diese 730 € nebenbei steuerfrei verdienen. Der Umsatz kann dabei durchaus höher liegen, sofern Sie abziehbare Ausgaben (z.B. Equipment, Fahrtkosten) geltend machen können.

Trotzdem gilt: Stellen Sie in jedem Fall eine Rechnung aus, selbst wenn Sie als Privatperson nur gelegentlich tätig sind. Ideal ist es, auf der Rechnung auch Ihre Steuernummer anzugeben. Diese finden Sie im FinanzOnline oder auf einem älteren Einkommensteuerbescheid (meist links oben).

👉 Wichtig: Stellen Sie die Rechnung unbedingt ohne Umsatzsteuer aus.

Wann braucht es doch ein Gewerbe?

Liegt Ihre Tätigkeit nicht klar im künstlerisch-freiberuflichen Bereich, oder arbeiten Sie regelmäßig mit Gewinnerzielungsabsicht, kann eine Gewerbeanmeldung erforderlich sein. Es gibt keine klare Grenze, ab wann eine musikalische Tätigkeit als Gewerbe gilt – das hängt vom konkreten Einzelfall ab.

Grundsätzlich gilt: Ein Gewerbe liegt dann vor, wenn Ihre Tätigkeit

• selbstständig,
• wiederholt,
• und mit der Absicht auf Gewinn ausgeübt wird.

Hinweis zur Künstlersozialabgabe

Immer wieder kursiert die Behauptung, dass es in Österreich eine Künstlersozialabgabe wie in Deutschland gibt. Das ist falsch: In Österreich gibt es keine Künstlersozialabgabe.

Sozialversicherung (SVS) für Musiker in Österreich

Als selbstständiger Musiker sind Sie grundsätzlich bei der Sozialversicherungsanstalt der Selbständigen (SVS) versicherungspflichtig – sobald Sie die jährliche Mindestverdienstgrenze von 6.613,20 € (Stand 2025) überschreiten. Die Berechnung basiert auf dem Gewinn laut Ihrer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Unabhängig vom Einkommen ist allerdings die Unfallversicherung immer verpflichtend – sie beträgt derzeit 144,84 € pro Jahr. Weitere Details und aktuelle Grenzwerte finden Sie hier: Sozialversicherung für Selbstständige

Ihre erste Rechnung als Musiker schreiben

Als Musiker haben Sie bei der Gestaltung Ihrer Rechnung grundsätzlich freie Hand – solange alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten sind. Eine vollständige Checkliste finden Sie im nächsten Kapitel.

Achten Sie bei der Gestaltung auf Übersichtlichkeit und klare Struktur: Weniger ist mehr. Ihre Rechnung sollte auf den ersten Blick als solche erkennbar sein – daher ist es wichtig, dass das Wort „Rechnung“ gut sichtbar auf der Rechnung vermerkt ist (z.B. als Titel).

Hinweis zur E-Rechnungspflicht

In Österreich besteht keine generelle Pflicht zur elektronischen Rechnung (E‑Rechnung). Lediglich bei Leistungen an öffentliche Auftraggeber (z.B. Behörden) müssen Sie eine E‑Rechnung im XML-Format übermitteln.

Für Unternehmen und Privatpersonen ist eine einfache Rechnung im PDF-Format ausreichend, sofern diese unveränderbar abgespeichert werden kann. Da die unveränderbare Abspeicherung rechtlich ein umstrittenes Thema ist, empfehlen wir die Verwendung eines Rechnungsprogramms.

Musiker-Rechnung – mit oder ohne Umsatzsteuer?

Ob Sie auf Ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen müssen, hängt davon ab, ob Sie unter die sogenannte Kleinunternehmerregelung fallen. Diese richtet sich nach Ihrem Jahresumsatz:

✅ Unter 55.000 € Umsatz pro Jahr

Sie gelten als Kleinunternehmer. Das bedeutet:

• Sie stellen Ihre Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus.
• Sie dürfen auf keinen Fall Umsatzsteuer ausweisen.
• Sie sind verpflichtet, folgenden Hinweis auf jeder Rechnung anzubringen:

Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG

❌ Über 55.000 € Umsatz pro Jahr

Sobald Sie die Umsatzgrenze überschreiten:

• Sind Sie umsatzsteuerpflichtig.
• Müssen eine UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) beim Finanzamt beantragen.
• Verrechnen Sie in der Regel 20 % Umsatzsteuer.
• Hinweis: Beachten Sie auch die Toleranzregelung.

Kleinbetragsrechnung für Musiker (bis 400 €)

Gerade Musiker stellen häufig sogenannte Kleinbetragsrechnungen aus – etwa für kleinere Auftritte oder Unterrichtseinheiten. Wenn der Rechnungsbetrag 400 Euro brutto nicht übersteigt, dürfen Sie diese vereinfachte Rechnungsform verwenden.

Der Vorteil: Es gelten reduzierte Pflichtangaben – das spart Zeit und Aufwand. Folgende Angaben muss eine Kleinbetragsrechnung enthalten:

1. Unternehmensdetails: Name und Anschrift Ihres Unternehmens
2. Ausstellungsdatum der Rechnung
3. Leistungsbeschreibung: Art und Umfang der erbrachten Leistung mit Bezeichnung und Menge
   • Beispiel: „Musikalischer Auftritt am [Datum] in [Veranstaltungsort]“
4. Gesamtbetrag: Nettobetrag inklusive Umsatzsteuer in einer Summe
5. Angabe des Steuersatzes: Falls Sie Kleinunternehmer sind, können Sie stattdessen auch den Hinweis zur Steuerbefreiung nutzen: “Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG”
6. Lieferdatum/Leistungszeitraum: Alternativ können Sie auch den Hinweis “Rechnungsdatum ist gleich Liefer- bzw. Leistungsdatum” verwenden

Zudem sollte auf jeder Rechnung das Wort „Rechnung“ vorkommen. Für Rechnungen über 400 Euro gelten darüber hinaus erweiterte Pflichtangaben – mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Neue Regeln für Kleinunternehmer-Rechnungen in Österreich

Seit dem 1. Jänner 2025 gelten für Kleinunternehmer in Österreich vereinfachte Rechnungsregeln:

• Solange der Jahresumsatz 55.000,00 € nicht überschreitet, dürfen Kleinunternehmer ihre Rechnungen als Kleinbetragsrechnungen ausstellen – mit den erleichterten Pflichtangaben, unabhängig vom Rechnungsbetrag.
• Wird die Umsatzgrenze von 55.000,00 € überschritten, gilt die vereinfachte Rechnungsausstellung nur noch für Rechnungen bis 400,00 €.

👉 Mehr Informationen zu den neuen, vereinfachten Regeln

Pflichtangaben auf einer Musiker-Rechnung über 400 €

Bei einem Rechnungsbetrag über 400,00 € müssen zusätzlich zu den oben genannten Elementen folgende weitere Pflichtangaben enthalten sein:

7. Fortlaufende Rechnungsnummer: Eindeutige Kennzeichnung (Beispiel: RE-2025-003)
8. Kundeninformationen: Name und Anschrift des Kunden
9. Ihre UID Nummer oder Steuernummer: Wenn Sie als Musiker Kleinunternehmer sind und deshalb keine UID-Nummer besitzen, ist stattdessen die Angabe Ihrer Steuernummer auf der Rechnung verpflichtend.
10. Rechnungsbetrag ohne USt.: Der Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer muss separat aufgeführt werden.
11. Separater Ausweis des Steuerbetrags: Wenn keine Steuern anfallen, sollten Sie stattdessen den Grund angeben.

Zusätzliche Pflichtangabe bei Rechnungen über 10.000 €

12. UID Nummer des Kunden: Bei Rechnungsbeträgen über 10.000 € muss zusätzlich die UID Nummer des Kunden auf der Rechnung angegeben werden.

Rechnungsvorlagen für Musiker

Viele stellen sich die Frage: Reicht eine einfache Word- oder Excel-Vorlage für die Musiker-Rechnung aus, oder sollte ich lieber ein Rechnungsprogramm verwenden? Eine Vorlage ist grundsätzlich ausreichend – vorausgesetzt, sie erfüllt alle Pflichtangaben und wird unveränderlich abgespeichert. Da das Thema der unveränderlichen Speicherung rechtlich sehr heikel ist, empfehlen wir dennoch den Einsatz eines Rechnungsprogramms. Gerade wenn es einfach zu bedienen ist, spart es Ihnen langfristig viel Zeit und Nerven.

Unsere Vorlagen sind ideal für Musiker, Bands, DJs und Sänger, die eine Rechnung ausstellen müssen. Sie enthalten alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben – abgestimmt auf die Anforderungen in Österreich. Sie müssen nur noch Ihre individuellen Daten ergänzen.

Wir bieten auch ein kostenloses Rechnungsprogramm an, das auf die Bedürfnisse von Musikern zugeschnitten ist. Warum? Weil wir Unternehmen in Österreich aktiv unterstützen möchten. Auch wenn Sie zunächst „nur“ Rechnungen schreiben, lohnt sich die Nutzung eines Programms besonders, wenn Sie später Angebote erstellen und direkt in Rechnungen umwandeln möchten. So behalten Sie jederzeit den Überblick und sparen wertvolle Zeit.

Beispieltext für die E-Mail mit der Rechnung

Häufige Fehler beim Schreiben einer Musiker-Rechnung

Beim Erstellen von Rechnungen als Musiker können einige Fehler schnell passieren, die unangenehme Folgen nach sich ziehen können. Vermeiden Sie daher unbedingt diese typischen Fehler:

• Unvollständige Angaben: Jede Rechnung muss alle Pflichtangaben enthalten, sonst ist sie rechtlich nicht gültig und kann zu Problemen mit Kunden oder dem Finanzamt führen.
• Umsatzsteuer ausweisen, obwohl Kleinunternehmer: Wenn Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen, dürfen Sie keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Das Fehlen des korrekten Hinweises auf die Steuerbefreiung führt ebenfalls zu Problemen mit dem Finanzamt.
• Fehlende oder falsche Rechnungsnummer: Eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer ist Pflicht und erleichtert die Buchhaltung (außer bei Kleinbetragsrechnungen).
• Falscher Steuersatz: Achten Sie darauf, den richtigen Steuersatz (z.B. 20 % in Österreich) anzuwenden oder bei Steuerbefreiung den richtigen Hinweis anzumerken.
• Keine oder unzureichende Leistungsbeschreibung: Beschreiben Sie genau, welche Leistungen Sie erbracht haben (z.B. „Musikauftritt am 15.06.2025“).
• Fehlendes Leistungsdatum: Das Datum der Leistung (z.B. Auftrittsdatum) muss unbedingt auf der Rechnung stehen.
• Keine Regelung zu Rechten am geistigen Eigentum: Wenn Sie kreative Werke, Kompositionen oder Lizenzen verkaufen, sollten Sie klären, wer die Rechte daran hält und ob Lizenzen oder Nutzungsrechte übertragen werden.

Fazit: Professionell auftreten mit der richtigen Rechnungsvorlage

Rechnungen zu schreiben gehört auch für Musiker zum Alltag – mit dem richtigen Wissen und einer passenden Vorlage ist das jedoch kein Hexenwerk. Unsere kostenlosen Vorlagen unterstützen Sie dabei, von Anfang an rechtssicher und fehlerfrei zu arbeiten.

💡 Tipp: Langfristig lohnt sich die Nutzung eines Rechnungsprogramms. Es spart Zeit, gewährleistet rechtliche Sicherheit und hilft Ihnen dabei, Ihre Finanzen stets im Blick zu behalten.