Rechnung schreiben als Freelancer in Österreich

„Freelancer“ ist kein Rechtsbegriff. Österreich unterscheidet danach, was du tust:

• Gewerbetreibende brauchen eine Gewerbeberechtigung und sind Mitglied der Wirtschaftskammer. Bei freien Gewerben ist dafür kein Befähigungsnachweis nötig. Dazu zählen zum Beispiel IT-Dienstleistungen, Webdesign und Werbegrafik – eine Gewerbeanmeldung ist aber trotzdem erforderlich.
• Neue Selbständige hingegen brauchen keinen Gewerbeschein, das sind z.B. Autoren, Trainer, Künstler, Journalisten, Physiotherapeuten, Psychotherapeuten.
• Freie Berufe mit eigener Kammer sind etwa Ärzte, Apotheker, Patentanwälte und Ziviltechniker.

In allen drei Fällen gelten dieselben Pflichtangaben für Rechnungen. Unterschiede gibt es vor allem bei der Anmeldung und der Versicherung. Wenn du unsicher bist, in welche Kategorie deine Tätigkeit fällt, hilft dir der Gründerservice der WKO kostenlos weiter. Alles rund um die Sozialversicherung findest du im Ratgeber zur Sozialversicherung für Selbständige.

In der Regel ohne österreichische Umsatzsteuer, mit Reverse Charge: Bei B2B-Dienstleistungen über die Grenze führt dein Auftraggeber die Umsatzsteuer selbst in seinem Land ab. Was dafür auf die Rechnung gehört und wie das bei EU-Kunden und Drittstaaten im Detail funktioniert, steht im Ratgeber Reverse Charge in Österreich.

Das gilt auch als Kleinunternehmer: Reverse Charge hat Vorrang – die Regeln bleiben dieselben. Details dazu im Abschnitt Reverse Charge für Kleinunternehmer.

Ja, sobald du grenzüberschreitend B2B-Leistungen erbringst oder beziehst. Dann musst du beim Finanzamt eine UID-Nummer beantragen, auch wenn du im Inland keine Umsatzsteuer ausweist.

Das trifft viele Freelancer schneller als gedacht – ein einziger Auftrag aus Deutschland genügt. Details: UID-Nummer in Österreich und Reverse Charge.

Gesetzlich musst du gar keine Mahnung schreiben – du könntest die offene Zahlung auch sofort einklagen. Wir empfehlen trotzdem den üblichen Weg: erst eine freundliche Zahlungserinnerung, dann bei Bedarf ein bis drei Mahnungen. Das belastet die Kundenbeziehung weniger und ist meist schneller als der Klageweg. Bei Unternehmergeschäften stehen dir dabei ab Verzug aktuell 10,73 % Verzugszinsen zu und zusätzlich eine Pauschale von 40,00 € pro Mahnung.

kalkül zeigt dir überfällige Rechnungen an, schlägt die passende Stufe vor und berechnet Zinsen und Pauschale automatisch. Den ganzen Ablauf von der Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung erklärt der Ratgeber Mahnung schreiben; den Betrag kannst du aber auch mit unserem Verzugszinsen-Rechner berechnen.

Nein. kalkül hat keine Zeiterfassung und stoppt keine Arbeitszeit mit. Wenn du nach Aufwand abrechnest, zählst du die Stunden weiterhin dort, wo du sie heute zählst – im Internet gibt es dafür viele gute Tools.

Für die Abrechnung ist das ausreichend: Du legst die Leistung mit der Einheit Stunde oder Tag an, trägst die Menge ein, und kalkül rechnet den Betrag aus. Deine Stundenaufzeichnung hängst du als Anhang an das Dokument – so bekommt der Auftraggeber Rechnung und Nachweis in einem, und du findest den Nachweis Jahre später noch beim richtigen Beleg.

Als Faustregel nennt der Ratgeber rund 26,83 % des Gewinns für die Sozialversicherung, plus den Fixbetrag zur Unfallversicherung. Die Einkommensteuer kommt noch obendrauf.

Der Grund für böse Überraschungen ist die Nachbemessung: Zuerst wird vorläufig vorgeschrieben, endgültig erst, wenn der Einkommensteuerbescheid vorliegt. Details dazu im Ratgeber zur Sozialversicherung für Selbständige.

Beides ist dasselbe Dokument. Das Umsatzsteuergesetz kennt nur die „Rechnung“ (§ 11 UStG); „Honorarnote“ ist eine Bezeichnung, die vor allem in den freien Berufen üblich ist. Gleiche Pflichtangaben, gleiche Rechtswirkung.

Wenn deine Auftraggeber eine Honorarnote erwarten, kannst du in kalkül den Titel des Dokuments ganz einfach auf „Honorarnote“ umstellen. An den Pflichtangaben ändert das nichts.

In zertifizierten Rechenzentren in Deutschland (ISO 27001 und ISO 50001). kalkül arbeitet DSGVO-konform und entspricht den Vorgaben der österreichischen Bundesabgabenordnung (BAO). Dazu kommen regelmäßige Backups und optional Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Ja. Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Belege, die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und vieles mehr ist dauerhaft kostenlos – ohne Limit bei der Anzahl und ohne Kreditkarte.

Vergleichbare Programme in Österreich liegen bei etwa 8–29 € pro Monat. Zusatzfunktionen wie Bankanbindung, wiederkehrende Rechnungen oder Fremdwährungen gibt es im freiwilligen Unterstützer-Abo. Kunden- und Leistungslisten aus deinem alten Tool importieren wir kostenlos – schick sie als Excel- oder CSV-Datei an hallo@kalkuel.at.