Was ist eine Gutschrift? Bedeutung und Unterschied zur Stornorechnung
- Michael Leister
- Aktualisiert:
- Unternehmensratgeber
- Rechnungen & Buchhaltung
Eine Gutschrift ist eine umgekehrte Rechnung: Nicht der Verkäufer stellt sie aus, sondern der Kunde (= Empfänger der Leistung). Er rechnet damit die Leistung seines Lieferanten ab, etwa eine Agentur die Stunden eines Freelancers oder eine Molkerei das Milchgeld eines Landwirts. Die Gutschrift weist positive Beträge aus und ersetzt die Rechnung des Lieferanten, wenn beide das vereinbart haben.
Eine Gutschrift ist keine Stornorechnung, kein nachträglicher Rabatt und keine Korrektur einer Rechnung – auch wenn das Wort im Alltag oft genau so verwendet wird. Wenn Sie eine bereits ausgestellte Rechnung aufheben oder einen Rechnungsbetrag korrigieren möchten, benötigen Sie eine Stornorechnung.
Gutschrift Vorlage zum Download (Word)
Die Vorlagen sind für den Fall gedacht, dass Sie selbst die Leistung eines anderen Unternehmers abrechnen und das mit ihm vereinbart haben.
Word-Datei für Leistungen von Unternehmern, die mit Umsatzsteuer verrechnen.
Word-Datei für Leistungen von Kleinunternehmen, die keine Umsatzsteuer verrechnen.
Was ist eine Gutschrift?
Eine Gutschrift ist ein Dokument, mit dem ein Unternehmen eine Leistung abrechnet, die es von einem anderen Unternehmen erhalten hat (§ 11 Abs. 7 UStG). Anders als bei einer normalen Rechnung stellt nicht derjenige, der die Leistung erbracht hat, den Beleg aus, sondern der Empfänger der Leistung (= Leistungsempfänger).
Am Beispiel eines Freelancers, der für eine Agentur arbeitet:
| Normale Rechnung | Gutschrift | |
|---|---|---|
| Wer erbringt die Leistung? | Freelancer | Freelancer |
| Wer schreibt den Beleg? | Freelancer | Agentur |
| Wer bezahlt? | Agentur | Agentur |
| Beträge | positiv | positiv |
Der Geldfluss bleibt gleich. Es ändert sich nur, wer das Dokument erstellt. Praktisch ist das, wenn die Agentur die Stunden ohnehin selbst erfasst und viele Freelancer auf einmal abrechnet: Die Freelancer müssen keine eigene Rechnung schreiben, die Agentur bekommt einheitliche Belege.
Typische Beispiele für die Abrechnung per Gutschrift
Drei Bedeutungen: Welche Gutschrift ist gemeint?
Das Wort „Gutschrift“ wird im Alltag für drei unterschiedliche Dinge verwendet:
| Beispiel | Gemeint ist … | Was dahintersteckt |
|---|---|---|
| Eine Agentur rechnet die Stunden eines Freelancers ab | Abrechnung durch den Kunden | Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuergesetzes – um diese geht es in diesem Artikel |
| „Wir schreiben Ihnen 50,00 € gut.“ | Rückerstattung, Rabatt oder Storno | Stornorechnung oder negative Rechnung des Verkäufers |
| Bankgutschrift oder Guthaben in der Stromabrechnung | Guthaben auf Konto oder Abrechnung | Zahlung oder Verrechnung, kein eigener Beleg im Sinne des UStG |
Warum wird die Gutschrift so oft verwechselt?
Im Alltag heißt „gutschreiben“ einfach, dass jemand Geld zurückbekommt. Auch in der Buchhaltung wurde das Wort lange für Korrekturen und Rückerstattungen verwendet. Für Umsätze ab 1. Jänner 2013 müssen Gutschriften aber ausdrücklich als solche bezeichnet werden (§ 11 Abs. 8 Z 3 UStG, Umsatzsteuerrichtlinien Rz 1664). Seitdem hat das Wort einen festen steuerlichen Inhalt.
In Deutschland ist die Rechtslage sehr ähnlich, weil beide Länder dieselbe EU-Mehrwertsteuerrichtlinie umsetzen. Auch dort werden Gutschrift und Rechnungskorrektur häufig miteinander verwechselt, wie Stripe erklärt.
Wann ist eine Gutschrift sinnvoll?
Eine Gutschrift bietet sich oft an, wenn der Kunde die für die Abrechnung notwendigen Daten hat. Das sind die typischen Fälle:
- Agenturen und Freelancer: Manche Agenturen rechnen die Stunden ihrer Freelancer selbst per Gutschrift ab, statt auf einzelne Rechnungen zu warten.
- Energiegemeinschaften: Die Gemeinschaft rechnet den Strom ihrer Mitglieder ab, weil nur sie die Zählerdaten hat. Die Koordinationsstelle des Bundes stellt dafür eigene Mustergutschriften bereit.
- Land- und Forstwirtschaft: Molkereien, Lagerhäuser und Sägewerke rechnen Milch, Getreide oder Holz per Gutschrift ab. Sie wiegen und vermessen die Ware bei der Übernahme selbst.
- Photovoltaik: Wer Strom ins Netz einspeist, schreibt meist keine eigene Rechnung. Der Stromabnehmer, etwa die OeMAG, schickt stattdessen eine Gutschrift (Quelle: BMF).
- Provisionen: Handelsvertreter und Vermittler erhalten ihre Provision per Gutschrift. Denn oft weiß nur der Auftraggeber, welche Geschäfte tatsächlich abgeschlossen wurden.
- Honorare und Lizenzen: Verlage rechnen Autorenhonorare nach verkauften Stück ab, Lizenznehmer ihre Lizenzgebühren.
Das Gutschriftsverfahren ist nicht auf bestimmte Branchen beschränkt. Der Vorteil für den Lieferanten: Wird per Gutschrift abgerechnet, muss er keine eigene Rechnung mehr ausstellen (Quelle: Unternehmensserviceportal).
Wer nutzt Gutschriften in der Praxis?
Bei kalkül wird die Funktion vor allem von Betrieben genutzt, die Ware oder Energie übernehmen: Energiegemeinschaften, Sägewerke und Holzübernahme, Agrarhandel und Transport, Zuchtgenossenschaften. Das deckt sich mit der Faustregel oben: Wer misst, wiegt oder zählt, rechnet ab.
Freelancer und Agenturen fragen zwar oft nach Gutschriften, benötigen diese aber meistens nicht. Sie bekommen eine Gutschrift von ihrem Kunden und buchen den Betrag als Einnahme. Ausstellen muss sie nur, wer die Leistung eines anderen selbst abrechnet.
Wann gilt eine Gutschrift als Rechnung?
Nur wenn folgende Bedingungen erfüllt sind (§ 11 Abs. 8 UStG):
- Wichtig zu wissen: Ist der Lieferant Kleinunternehmer, darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Aus der Gutschrift besteht dann kein Vorsteuerabzug. Die Abrechnung per Gutschrift ist trotzdem möglich.
- Beide sind einverstanden, per Gutschrift abzurechnen. Am besten halten Sie das Einverständnis schriftlich fest (Umsatzsteuerrichtlinien Rz 1641).
- Alle Pflichtangaben, die auch auf einer Rechnung stehen müssen, sind vorhanden, und das Dokument heißt ausdrücklich „Gutschrift“. Die vollständige Liste finden Sie weiter unten.
- Die Gutschrift wurde dem Lieferanten zugeschickt. Der Aussteller muss den Versand im Zweifel nachweisen (Umsatzsteuerrichtlinien Rz 1642).
Widerspruch: Wenn die Gutschrift nicht stimmt
Stimmt etwas an einer erhaltenen Gutschrift nicht, müssen Sie sich schriftlich beim Aussteller melden und eine berichtigte Gutschrift ausstellen lassen.
Beim Steuerbetrag ist das besonders wichtig: Dem können Sie ganz oder teilweise widersprechen. Das passiert zum Beispiel, wenn Ihr Kunde nicht weiß, dass Sie Kleinunternehmer sind und trotzdem Umsatzsteuer ausweist. Weist die Gutschrift zu viel Umsatzsteuer aus und Sie widersprechen nicht, schulden Sie den Betrag dem Finanzamt (§ 11 Abs. 7 UStG, Umsatzsteuerrichtlinien Rz 1733). Der Widerspruch wirkt ab dem Zeitpunkt, in dem er beim Aussteller ankommt (Umsatzsteuerrichtlinien Rz 1643).
Was muss auf einer Gutschrift stehen?
Eine Gutschrift braucht dieselben Angaben wie eine Rechnung. Nur die Rollen sind vertauscht: Der Kunde stellt aus, die Angaben zum „leistenden Unternehmer“ betreffen aber weiterhin den Lieferanten.
- Bezeichnung „Gutschrift“
- Name und Anschrift des Lieferanten (Empfänger der Gutschrift)
- Name und Anschrift des Ausstellers (Leistungsempfänger)
- UID-Nummer des Lieferanten – entfällt, wenn der Lieferant unter die Kleinunternehmerregelung fällt (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. i UStG).
- UID-Nummer des Ausstellers – auch wenn die UID-Nummer nicht in jedem Fall verpflichtend ist, empfehlen wir, sie auf der Gutschrift anzugeben.
- Fortlaufende Nummer und Ausstellungsdatum
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung
- Tag der Leistung oder Leistungszeitraum
- Nettobetrag und Steuersatz – bei einer steuerfreien Leistung stattdessen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Zum Beispiel: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG.“
- Gesamtbetrag (netto) – der Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer muss separat aufgeführt werden.
- Umsatzsteuerbetrag
- Gesamtbetrag (brutto)
Alle Beträge sind positiv. Gilt für die Leistung Reverse Charge, weist die Gutschrift keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss sie einen Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld enthalten (§ 11 Abs. 1a UStG).
Gutschrift oder Stornorechnung: Der Unterschied
| Gutschrift | Stornorechnung | |
|---|---|---|
| Wer stellt aus? | Der Kunde (Leistungsempfänger) | Der Verkäufer (Rechnungsaussteller) |
| Wozu? | Ersetzt die Rechnung des Lieferanten | Hebt eine eigene Rechnung auf |
| Beträge | Positiv | Negativ |
| Voraussetzung | Einverständnis beider Seiten | – |
| Rechtsgrundlage | § 11 Abs. 7 und 8 UStG | Rechnungsberichtigung nach § 11 Abs. 12 und 13 UStG und § 16 UStG |
| Englisch | Self-billing invoice | Credit note oder Cancellation invoice |
Faustregel: Der Leistungserbringer stellt Rechnung und Stornorechnung aus, der Leistungsempfänger die Gutschrift.
Welcher Beleg bei Rabatt, Teilrückzahlung oder einem Fehler in der Rechnung richtig ist, zeigt die Übersicht im Ratgeber zur Stornorechnung.
Gutschrift und Kleinunternehmer
Schreiben Sie die Gutschrift so, wie Ihr Lieferant seine Rechnung schreiben würde. Die Gutschrift löst seine Rechnung ab (§ 11 Abs. 7 UStG).
- Ist Ihr Lieferant Kleinunternehmer, weisen Sie statt der Umsatzsteuer den Hinweis auf die Steuerbefreiung aus, zum Beispiel: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG.“
- Verrechnet Ihr Lieferant Umsatzsteuer, müssen Sie diese auch auf der Gutschrift ausweisen – unabhängig davon, ob Sie selbst Kleinunternehmer sind.
Im Detail sieht das so aus:
| Situation | Was gilt? |
|---|---|
| Leistungserbringer ist Kleinunternehmer | Der Leistungsempfänger stellt die Gutschrift ohne Umsatzsteuer aus und weist auf die Steuerbefreiung hin. |
| Leistungserbringer verrechnet Umsatzsteuer | Der Leistungsempfänger stellt die Gutschrift mit Umsatzsteuer aus. |
| Leistungsempfänger ist Kleinunternehmer | Das ändert nichts an der Umsatzsteuer auf der Gutschrift: Verrechnet der Leistungserbringer Umsatzsteuer, wird sie auch auf der Gutschrift ausgewiesen. |
Ist der Lieferant Kleinunternehmer, hat der Kunde aus der Gutschrift keinen Vorsteuerabzug – warum, steht bei den Voraussetzungen.
Was tun, wenn Sie eine Gutschrift erhalten?
Was Sie tun müssen, hängt von der Situation ab. Denn „Gutschrift“ kann im Alltag unterschiedliche Dinge bedeuten. Entscheidend ist, was tatsächlich abgerechnet wird.
| Situation | Was tun? (Praxis) |
|---|---|
| Ein Lieferant nennt seine Rückerstattung „Gutschrift“ | Als negative Ausgabe buchen |
| Ein Kunde rechnet Ihre Leistung per Gutschrift ab, ohne dass Sie das vereinbart haben – Betrag und Umsatzsteuer stimmen | Als Einnahme buchen |
| Die Gutschrift weist zu viel Umsatzsteuer aus | Reagieren – Steuerbetrag widersprechen |
| Die Gutschrift weist Umsatzsteuer aus, obwohl Sie Kleinunternehmer sind | Reagieren – Steuerbetrag widersprechen |
Rückerstattung als „Gutschrift“ bezeichnet
Eigentlich handelt es sich dabei um eine Stornorechnung oder eine Rechnung mit negativem Rechnungsbetrag. Für Sie ist die Bezeichnung nicht entscheidend.
Haben Sie sich beim Einkauf die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückgeholt, müssen Sie bei einer Rückerstattung den entsprechenden Umsatzsteuerbetrag wieder zurückzahlen (§ 16 UStG). Beispiel: Sie bekommen 120,00 € zurück. Darin stecken 20,00 € Umsatzsteuer. Diesen Betrag müssen Sie wieder an das Finanzamt zurückzahlen. Als Kleinunternehmer betrifft Sie das nicht.
Gutschrift ohne Vereinbarung erhalten
Stimmen Betrag und Umsatzsteuer, können Sie die Gutschrift einfach akzeptieren. Buchen Sie den Betrag als Einnahme und bewahren Sie die Gutschrift als Beleg auf. Die Umsatzsteuer für Ihre Leistung schulden Sie ohnehin – unabhängig davon, wer die Abrechnung erstellt hat (Umsatzsteuerrichtlinien Rz 1733).
Sie können der Gutschrift natürlich auch widersprechen, wenn Sie nicht per Gutschrift abrechnen möchten und dies nicht vereinbart wurde. Dann sollte aber keine zusätzliche Rechnung für denselben Umsatz mit Umsatzsteuer ausgestellt werden, weil Sie die Umsatzsteuer sonst unter Umständen doppelt schulden (Umsatzsteuerrichtlinien Rz 1533).
Zu viel Umsatzsteuer auf der Gutschrift
Hier sollten Sie möglichst rasch reagieren. Solange Sie nicht widersprechen, schulden Sie die ausgewiesene Umsatzsteuer dem Finanzamt (Umsatzsteuerrichtlinien Rz 1733, Rz 1643).
Eine kurze E-Mail genügt, zum Beispiel:
„Danke für die Abrechnung. Ich bin Kleinunternehmer und verrechne keine Umsatzsteuer. Dem ausgewiesenen Steuerbetrag widerspreche ich – bitte schicken Sie mir die Gutschrift ohne Umsatzsteuer.“
Wie buchen Sie eine Gutschrift?
Wie Sie eine Gutschrift buchen, hängt davon ab, welche Art von Gutschrift Sie erhalten oder ausstellen. In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist außerdem entscheidend, wann das Geld fließt.
| Ihre Situation | Beleg | So buchen Sie |
|---|---|---|
| Ein Kunde rechnet Ihre Leistung ab (z.B. Milchgeld, Agenturstunden) | Gutschrift Ihres Kunden | Einnahme |
| Sie rechnen die Leistung eines Lieferanten ab | Ihre Gutschrift | Ausgabe |
| Sie erstatten einem Kunden Geld zurück | Ihre Stornorechnung (ganzer Betrag) oder negative Rechnung (Teilbetrag) | Negative Einnahme |
| Ein Lieferant erstattet Ihnen Geld für einen Einkauf zurück | Stornorechnung oder negative Rechnung des Lieferanten | Negative Ausgabe in derselben Kategorie wie der ursprüngliche Einkauf |
| Sie erhalten ein Guthaben aus der Strom- oder Gasabrechnung | Jahresabrechnung des Energieversorgers | Negative Ausgabe (wenn die Energiekosten Betriebsausgaben sind) |
Warum ist eine Rückerstattung keine Einnahme?
Auch wenn das Geld als Plus auf Ihrem Bankkonto ankommt: Durch eine Rückerstattung oder ein Guthaben verdienen Sie nichts dazu (erhöht nicht den Umsatz). Sie haben den Betrag bereits als Ausgabe gebucht und ein Teil davon war schlicht zu viel. Die Rückzahlung dient also als Ausgleich und verringert die bisherigen Ausgaben, statt eine neue Einnahme zu schaffen. Deshalb buchen Sie sie als negative Ausgabe.
Der Dokumenttyp Gutschrift ist in kalkül standardmäßig deaktiviert, weil mit „Gutschrift“ meistens eine Rückerstattung, ein Rabatt oder eine Korrektur gemeint ist. Auf Anfrage (hallo@kalkuel.at) schalten wir die Funktion gerne kostenlos frei.
Gutschrift auf Englisch: self-billing invoice oder credit note?
Die Übersetzung hängt davon ab, welche Gutschrift gemeint ist:
| Deutsch | Englisch | Bedeutung |
|---|---|---|
| Gutschrift (Abrechnung durch den Kunden) | Self-billing invoice | Echte Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuergesetzes |
| Stornorechnung | Credit note oder Cancellation invoice | Hebt eine Rechnung vollständig auf |
| Negative Rechnung, nachträglicher Rabatt | Credit note | Korrektur durch den Verkäufer |
| Gutschrift auf dem Konto | Credit | Zahlungseingang |
„Gutschrift“ wird oft mit „Credit note“ übersetzt. Für eine echte Gutschrift ist das aber falsch: Eine „Credit note“ ist eine Korrektur durch den Verkäufer und entspricht damit einer Stornorechnung oder negativen Rechnung. Für eine echte Gutschrift ist dagegen die Bezeichnung „Self-billing“ zulässig (Umsatzsteuerrichtlinien Rz 1664).
Quellen: RIS: § 11 UStG, BMF: Umsatzsteuerrichtlinien, Abschnitt Gutschriften, BMF: Umsatzsteuerrichtlinien, Abschnitt Unrichtiger Steuerausweis, Unternehmensserviceportal: Für den Vorsteuerabzug notwendige Rechnungsmerkmale, RIS: § 16 UStG
Häufig gestellte Fragen zur Gutschrift
Was ist eine Gutschrift, einfach erklärt?
Eine Gutschrift ist eine umgekehrte Rechnung: Nicht der Lieferant schreibt sie, sondern der Kunde, der die Leistung bezahlt (= Leistungsempfänger). Sie weist positive Beträge aus und ersetzt die Rechnung des Lieferanten, wenn beide das vereinbart haben.
Ist eine Gutschrift dasselbe wie eine Stornorechnung?
Nein. Eine Gutschrift ist keine Stornorechnung, kein nachträglicher Rabatt und keine Korrektur einer Rechnung. Möchten Sie eine eigene Rechnung aufheben, müssen Sie eine Stornorechnung ausstellen.
Wer stellt eine Gutschrift aus?
Der Leistungsempfänger, also der Kunde. Er rechnet damit die Leistung seines Lieferanten ab. Typische Beispiele sind eine Agentur, die die Stunden eines Freelancers abrechnet, eine Molkerei, die das Milchgeld eines Landwirts abrechnet, oder eine Energiegemeinschaft, die eingespeisten Strom abrechnet.
Meine Agentur schickt mir eine Gutschrift statt einer Rechnung. Ist das in Ordnung?
Ja, wenn Sie das vereinbart haben – zum Beispiel im Rahmenvertrag oder in den AGB der Agentur, denen Sie zugestimmt haben. Prüfen Sie den Betrag und die Umsatzsteuer: Als Kleinunternehmer darf keine Umsatzsteuer enthalten sein. Stimmt alles, können Sie den Betrag als Einnahme buchen und dürfen keine zusätzliche Rechnung über dieselben Stunden ausstellen.
Brauche ich Gutschriften in meinem Rechnungsprogramm?
Nur, wenn Sie den Beleg selbst für Ihren Lieferanten schreiben. Bekommen Sie die Gutschrift von Ihrem Kunden, brauchen Sie dafür keine eigene Funktion: Sie buchen den Betrag als Einnahme. In der Praxis stellen vor allem Betriebe Gutschriften aus, die Ware oder Energie übernehmen, zum Beispiel Energiegemeinschaften, Sägewerke, Agrarhandel oder Zuchtgenossenschaften.
Muss auf einer Gutschrift „Gutschrift“ stehen?
Ja. Das Dokument muss ausdrücklich „Gutschrift“ bezeichnet werden (§ 11 Abs. 8 Z 3 UStG). Laut Umsatzsteuerrichtlinien ist auch die englische Bezeichnung „Self-billing“ zulässig.
Braucht eine Gutschrift die Zustimmung des Lieferanten?
Ja. Aussteller und Empfänger müssen sich einig sein, dass per Gutschrift abgerechnet wird. Die Vereinbarung kann formlos erfolgen, sollte aber am besten schriftlich festgehalten werden. Auch akzeptierte AGB reichen aus – bloßes Schweigen in der Regel nicht.
Kann ich einer Gutschrift widersprechen?
Ja, vor allem dem Steuerbetrag – ganz oder teilweise. Sobald Ihr Widerspruch beim Aussteller angekommen ist, gilt die Gutschrift in diesem Umfang nicht mehr als Rechnung.
Kann ich meinem Kunden eine Gutschrift für einen Rabatt ausstellen?
Nein, das wäre keine Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Einen nachträglichen Rabatt oder eine Teilrückzahlung dokumentieren Sie am besten mit einer negativen Rechnung über den Differenzbetrag.
Ich habe von einem Lieferanten eine Gutschrift bekommen. Wie buche ich die?
Hat Ihnen der Lieferant Geld für einen Einkauf zurückerstattet: als Ausgabe mit negativem Betrag. Rechnet der Kunde mit der Gutschrift eine Leistung ab, die Sie erbracht haben: als zusätzliche Einnahme.
Ich habe eine Gutschrift erhalten. Was muss ich tun?
Das hängt davon ab, was mit „Gutschrift“ gemeint ist. Handelt es sich um eine Rückerstattung, buchen Sie den Betrag als negative Ausgabe. Rechnet ein Kunde Ihre Leistung per Gutschrift ab und stimmen Betrag und Umsatzsteuer, buchen Sie den Betrag als Einnahme. Reagieren müssen Sie, wenn die Umsatzsteuer falsch ausgewiesen wurde – etwa weil Sie Kleinunternehmer sind. In diesem Fall widersprechen Sie dem Steuerbetrag schriftlich.
Wie lange muss ich Gutschriften aufbewahren?
Sieben Jahre, genauso wie Rechnungen.
Kann ich mit kalkül Gutschriften erstellen?
Ja. Gutschriften sind in kalkül standardmäßig deaktiviert, weil damit meist Rückerstattungen, Rabatte oder Korrekturen gemeint sind. Falls Sie echte Gutschriften benötigen, schalten wir die Funktion gerne kostenlos frei. Schreiben Sie dafür einfach an hallo@kalkuel.at.
Michael ist Gründer von kalkül. Er hat es sich zur Aufgabe gemacht, das Leben von österreichischen Klein- und Einzelunternehmern zu vereinfachen.